Le locataire peut-il signaler un incident sans espace locataire ?

Non directement. L’incident passe exclusivement par le portail (pour garantir la traçabilité et le formulaire structuré). Sans portail, le locataire vous contacte par email ou téléphone et vous créez manuellement l’incident dans Proplio.

Le locataire peut-il fixer lui-même l’urgence ?

Il indique son ressenti (urgent, préoccupant, gênant, planifiable). Le copilote IA propose ensuite un niveau "officiel" qui peut diverger. Vous, bailleur, tranchez avec votre connaissance du bien.

Comment suivre une intervention en cours ?

Chaque incident a un statut : OPEN (nouveau) → IN_PROGRESS (pris en charge) → RESOLVED (clos). Vous pouvez ajouter des commentaires à chaque étape, photographier la réparation et partager la facture du professionnel.

L’IA prépare-t-elle le bon artisan à contacter ?

La classification IA propose la catégorie (plomberie, électricité...) ce qui oriente votre choix. Proplio ne contacte pas d’artisan à votre place — vous gardez le contrôle sur qui intervient et à quel prix.

Incidents locataires : signalement et suivi depuis le portail

Quand le locataire signale un incident via son portail, vous recevez instantanément une notification classée (catégorie + urgence). Plus d’email vague ou de SMS alarmiste : tout est structuré, photographié et tracé dans l’historique du bail.

Le parcours locataire

Depuis son portail, onglet Incidents, le locataire clique sur Signaler un incident.
Il remplit un titre court, une description détaillée, et téléverse une ou plusieurs photos (max 10).
Il choisit son ressenti d’urgence : urgent, préoccupant, gênant, planifiable.
Il valide. Vous êtes notifié (in-app + email).

Le parcours bailleur

Vous recevez une notification Nouvel incident signalé dans les secondes qui suivent.
Vous ouvrez l’incident. Le copilote IA propose la catégorie et le niveau d’urgence (voir classification IA).
Vous validez la classification, ajustez si besoin, puis basculez le statut en IN_PROGRESS.
Vous contactez le professionnel (plombier, électricien, chauffagiste) selon la catégorie et planifiez l’intervention.
Une fois l’intervention terminée, vous téléversez la facture, passez l’incident en RESOLVED et fermez.

Les 3 statuts d’un incident

OPEN — nouveau, en attente de prise en charge
IN_PROGRESS — pris en charge, artisan contacté ou intervention planifiée
RESOLVED — intervention réalisée, problème résolu, facture archivée

À chaque changement de statut, le locataire reçoit une notification automatique. Plus besoin de le tenir informé manuellement.

Historique et traçabilité

Chaque incident archive :

Date et heure du signalement
Description du locataire, photos du locataire
Classification IA (catégorie + urgence)
Commentaires échangés entre bailleur et locataire
Photos de la réparation
Facture du professionnel (si téléversée)
Date de résolution

L’historique complet est consultable dans l’onglet Incidents du bail, côté bailleur et côté locataire. En cas de contentieux (ex : dégradation imputée au locataire), ces traces sont précieuses.

Cas particuliers

Incident d’urgence vitale (fuite de gaz, électrocution, danger immédiat) : le portail rappelle au locataire d’appeler le 18 ou le 112 en parallèle
Incident récurrent (même problème déjà signalé) : Proplio signale le doublon et permet de rattacher au ticket existant
Incident hors périmètre (nuisance voisinage, problème de copropriété) : le portail explique au locataire que le bailleur n’est pas nécessairement compétent

Bonnes pratiques

Répondez sous 24h au signalement, même juste pour accuser réception. Le silence crée de la tension.
Photographez toujours la réparation pour fermer l’incident avec preuve.
Expliquez les réparations à la charge du locataire (décret 87-712) le cas échéant — le ton courtois du copilote IA peut vous aider à formuler cette explication.