Qui reçoit les rappels quand il y a plusieurs locataires ?

Chacun des débiteurs de l’échéance, par une lettre à son nom. Avec une clause de solidarité (ou entre époux et partenaires de PACS), chacun reçoit le reste de l’échéance, dû une seule fois. Sans solidarité, seuls ceux dont la part n’est pas soldée reçoivent un rappel, pour ce qu’il leur en reste.

La mise en demeure est-elle un préalable au commandement de payer ?

Non. Pour les baux vides, meublés et étudiants, c’est le commandement de payer, délivré par un commissaire de justice, qui fait jouer la clause résolutoire : elle produit effet six semaines après un commandement resté infructueux (art. 24 I de la loi du 6 juillet 1989). Proplio vous laisse enregistrer le commandement à n’importe quelle étape. En bail mobilité, la clause résolutoire joue selon ce que stipule le contrat : avec la clause que Proplio rédige, un mois après la réception d’une mise en demeure qui la mentionne.

Proplio calcule-t-il les intérêts de retard ?

Non. Les intérêts au taux légal courent à compter de la réception de la mise en demeure, jamais de l’échéance (art. 1231-6 et 1344-1 du code civil). La mise en demeure le dit, sans les chiffrer ; le commissaire de justice les calcule s’il y a lieu.

Un ancien locataire me doit encore une échéance : que peut dire la mise en demeure ?

Elle lui réclame ce qu’il doit, à l’adresse postale que vous renseignez sur sa fiche, et annonce que vous pourrez saisir la juridiction compétente. Elle ne lui annonce ni la clause résolutoire ni l’expulsion : le bail ne le concerne plus. Il en va de même pour des réparations ou une autre somme que le loyer, les charges et le dépôt de garantie.

Proplio gère-t-il l’expulsion ?

Non. Elle relève de la procédure judiciaire, menée par un commissaire de justice et le juge. Proplio enregistre le commandement de payer et la procédure judiciaire pour le suivi.

Recouvrement des impayés : relances graduées jusqu’au judiciaire

Une procédure de recouvrement porte sur une échéance impayée (loyer, charges, complément de charges, douzième, dépôt de garantie, réparations). Proplio la suit débiteur par débiteur : chaque rappel et chaque mise en demeure est une lettre à une seule personne, pour ce qu’elle doit le jour où la lettre part. Elle se lance depuis la page Paiements, sur une échéance en retard, par le bouton « Lancer le recouvrement ». Un remboursement de dépôt, que vous devez, ne se recouvre pas.

Qui doit quoi

Un seul locataire : il doit le reste de l’échéance.
Clause de solidarité, époux ou partenaires de PACS : chacun doit le reste de l’échéance, dû une seule fois ; le paiement de l’un libère les autres.
Colocataires sans solidarité : chacun ne doit que sa part, moins ce qui a été versé à son nom. Les parts sont égales, sauf si vous déclarez celles que les locataires ont convenues par écrit. Celui qui a réglé sa part ne reçoit rien. En bail mobilité, une clause de solidarité est réputée non écrite.
Quand Proplio ne peut pas établir ce que doit chacun (versement repris de l’historique sans son payeur, versement au-delà d’une part, locataires de l’échéance non confirmés, relation entre deux locataires non indiquée, complément dont le décompte n’indique que le total), les rappels ne disent que les faits, et la mise en demeure attend que vous régliez le point : attribuer les versements, confirmer les locataires de l’échéance, indiquer s’ils sont un couple ou des colocataires, ou déclarer les parts avec l’accord écrit des locataires.

Les étapes

Premier rappel, par email à chacun, et dans son espace locataire s’il en a un (sans email, c’est par là qu’il lui parvient). La réponse à l’email vous parvient directement.
Second rappel : Proplio vous le propose dix jours après le premier.
Mise en demeure : Proplio établit un PDF au nom du débiteur, pour ce qu’il doit ; vous l’imprimez, le signez et l’envoyez en lettre recommandée avec demande d’avis de réception, puis vous enregistrez son expédition et la date portée sur l’avis de réception. Avec une solidarité, les mises en demeure de chacun s’établissent ensemble, datées du même jour. Tant qu’une mise en demeure n’est pas expédiée, elle peut être remplacée (après un versement, une correction d’adresse).
- Bail vide, meublé ou étudiant : délai de huit jours, puis commandement de payer possible.
- Bail mobilité : selon la clause résolutoire de votre contrat ; avec la clause que Proplio rédige, un mois après la réception d’une mise en demeure qui la mentionne. Pour un contrat plus ancien, importé, ou sans clause résolutoire, Proplio vous demande ce qu’il stipule.
- Ancien locataire, ou somme que la clause résolutoire ne couvre pas (réparations, autre somme) : délai de huit jours, puis saisine de la juridiction compétente.
Commandement de payer, délivré par un commissaire de justice à un locataire en place : à enregistrer à n’importe quelle étape, sur la ligne du débiteur. Hors bail mobilité, Proplio affiche la fin du délai de six semaines, et, pour chaque caution qui garantit ce débiteur, la date limite pour lui signifier le commandement (quinze jours). Un relevé de la dette de chaque débiteur, à remettre au commissaire de justice, se télécharge au même endroit.
Procédure judiciaire (assignation, requête) : à enregistrer, puis à compléter.
Déclaration à votre assurance loyers impayés : déclarez l’impayé dans le délai prévu par votre contrat, à toute étape, puis enregistrez la date et la référence du dossier (voir assurances PNO/GLI).

Les cautions

Les cautions se déclarent sur la fiche du bail, telles que l’acte les dit. Une caution qui ne désigne pas un seul locataire garantit ceux que l’acte désigne, jamais un locataire entré après lui. Un mois après l’échéance impayée, Proplio vous propose d’informer chaque caution personne physique qui garantit le débiteur du premier incident de paiement (art. 2303 du code civil) ; avant le 31 mars, de lui adresser l’information annuelle (art. 2302 du code civil).

Arrêter le suivi

Quand l’échéance est réglée, la procédure se clôt d’elle-même ; sans solidarité, le suivi d’un débiteur s’arrête dès qu’il a réglé sa part. Vous pouvez aussi arrêter le suivi d’un débiteur, ou de toute l’échéance, pour un accord (échéancier, remise), une renonciation à poursuivre ou un autre motif que vous précisez. Arrêter le suivi n’éteint pas la dette : il se reprend tant qu’elle reste due.

Ce que Proplio conserve

Chaque pièce, figée : sa date, son destinataire, le montant réclamé, l’envoi (ou son échec).
Le PDF de chaque mise en demeure et de chaque information de caution, avec son empreinte.
Les dates d’expédition et de réception de chaque lettre recommandée, et une mise en demeure remplacée avec son motif.
L’historique de la procédure.

Conservez vous-même l’avis de réception de chaque lettre recommandée, et enregistrez sa date : elle fait courir les délais et les intérêts.