À partir de quand courent les six mois des pièces justificatives ?

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose de tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Proplio enregistre la date à laquelle le décompte parvient à chaque locataire — email envoyé, ou remise sur papier que vous datez — et en déduit la fin de ces six mois.

Que faire si les provisions appelées dépassent les charges ?

Vous devez restituer l’excédent, par remboursement ou par déduction d’une échéance échue que le locataire vous doit (une échéance à venir, seulement avec son accord). En colocation, il revient à chacun pour sa part, même avec une clause de solidarité. Proplio vous fait enregistrer chaque restitution.

La régularisation est-elle obligatoire chaque année ?

Oui : les charges appelées par provisions font l’objet d’une régularisation annuelle (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Au-delà de trois ans, le complément comme le solde en faveur du locataire peuvent être prescrits.

Peut-on régulariser un bail au forfait de charges ?

Non : le forfait est un montant fixe, qui ne se régularise pas. Le bail mobilité est obligatoirement au forfait ; en meublé et en bail étudiant, le forfait est au choix des parties ; en location vide, seule la colocation l’admet.

Régularisation annuelle des charges : décompte, communication, solde

La régularisation annuelle des charges compare les charges récupérables de l’année aux provisions pour charges appelées pendant la même période (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Proplio calcule le décompte, le communique à chacun des locataires de la période, puis suit le complément ou la restitution du solde.

Le calcul

Ouvrez l’écran Régularisation des charges, choisissez le bail et l’année. L’année doit être terminée, ou le bail arrivé à sa fin.
Proplio retient les provisions appelées : la part charges de chaque échéance de loyer de la période. Un mois sans échéance, ou dont l’échéance ne correspond pas au bail, vous est présenté pour confirmation.
Il retient les charges récupérables saisies dans Frais & charges (décret n° 87-713 du 26 août 1987), chacune pour la part de la période que couvre son paiement ; le décompte (PDF) les range par rubrique de la liste réglementaire (ascenseurs, eau et chauffage collectifs, installations individuelles, parties communes, taxes…). Cette liste est limitative : pour une charge dont le type n’a pas de rubrique certaine (entretien de la chaudière, autre dépense), vous indiquez sa rubrique, ou vous l’écartez si elle n’y figure pas. Pour les charges de copropriété, vous indiquez la part récupérable selon le décompte annuel du syndic. La rémunération d’un gardien ou d’un concierge est récupérable à 75 % s’il assure l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, à 40 % s’il n’assure que l’une des deux tâches, et pas du tout s’il n’en assure aucune ; celle d’un employé d’immeuble qui assure l’une de ces tâches, en totalité. Vous indiquez ses tâches, selon son contrat de travail ; saisissez sa rémunération et les charges sociales et fiscales, en totalité (sans le salaire en nature, les indemnités de départ à la retraite ou de licenciement, ni les autres éléments que le décret exclut) : Proplio applique le taux.
Il établit les locataires de la période et la façon dont le solde se répartit entre eux : dû une seule fois par des locataires solidaires, par parts égales entre des colocataires sans solidarité.

Tant qu’un point reste à compléter (mode de répartition des charges de l’immeuble, part de copropriété, tâches du gardien, rubrique d’une charge, provisions à confirmer…), le décompte reste un brouillon : vous le recalculez et en voyez l’aperçu. Dans un immeuble à chauffage ou eau chaude collectifs équipé de compteurs ou de répartiteurs individuels, le décompte s’accompagne d’une note d’information sur le calcul de ces charges et la consommation du logement : en copropriété, le syndic vous l’adresse avec la convocation à l’assemblée qui approuve les comptes ; sinon, il vous revient de l’établir. Joignez-la au décompte depuis sa carte (PDF) : elle part avec chaque email, le décompte la mentionne, et chaque locataire la retrouve dans son espace.

La communication du décompte

Cliquez « Communiquer le décompte » : il est adressé à chacun des locataires de la période, par email (PDF joint) ou sur papier (vous enregistrez la date de remise). Le complément n’est exigible qu’un mois au moins après la dernière remise : si une remise intervient moins d’un mois avant la date que vous avez choisie, Proplio reporte la date et en informe, par email ou dans leur espace, les locataires qui en ont un ; les autres, c’est à vous de les informer.

Une fois communiqué, le décompte ne se modifie plus. Pour le corriger, retirez-le avant tout versement ou restitution, puis communiquez-en un nouveau, avec un nouveau délai d’un mois.

Le complément ou le solde

Complément : quand le décompte est parvenu à chacun, le complément figure dans vos paiements, à la date où il est exigible. Une fois réglé, vous délivrez une quittance de charges.
Douzièmes : si la régularisation intervient après le 31 décembre de l’année qui suit celle des charges, un locataire peut demander à payer le complément en douze mensualités. Sa demande vaut pour tout le complément et ne se refuse pas ; vous l’enregistrez, ou, s’il a un espace locataire, il la fait depuis celui-ci. Les mensualités tombent avec le loyer ; un versement déjà reçu en est déduit, et chaque mensualité réglée donne sa quittance de charges.
Solde en faveur des locataires : vous le restituez à chacun pour sa part, par remboursement (virement, chèque ou espèces) ou par déduction d’une échéance échue qu’il vous doit — un loyer non réglé, par exemple ; une échéance à venir, seulement avec son accord. Sans indication de sa part, la déduction s’impute d’abord sur l’échéance échue la plus ancienne. Elle ne porte que sur ce que ce locataire doit sur cette échéance : la totalité s’il est seul ou solidaire, le reste de sa part s’il n’y a pas de solidarité. Elle y est comptée comme réglée, et la quittance le mentionne. Vous ne versez la part d’un colocataire à un autre qu’avec son accord, dont vous indiquez la date.
Contestation : si un locataire conteste le décompte, enregistrez sa contestation (qui, quand, comment, quoi). Elle ne suspend ni l’exigibilité du complément, ni la restitution du solde ; vérifiez le décompte et répondez-lui. S’il est erroné, retirez-le tant qu’aucun versement ni aucune restitution n’est enregistré, puis communiquez-en un nouveau.

Ce que voit le locataire

Chaque locataire qui a un espace locataire, et à qui le décompte a été adressé, y voit la date à laquelle il l’a reçu, sa part s’il y en a une, la date d’exigibilité et le PDF du décompte. Il peut vous demander à consulter les pièces justificatives pendant six mois à compter de l’envoi : une fois le décompte parvenu à chacun, Proplio lui indique jusqu’à quand.

Bonnes pratiques

Régularisez chaque année : au-delà de trois ans, les sommes peuvent être prescrites.
Joignez les justificatifs (factures, décompte annuel du syndic) à chaque dépense : ce sont les pièces que le locataire peut demander à consulter.
Ajustez la provision au vu du décompte : les demandes de provisions se justifient par les résultats de la précédente régularisation et, en copropriété ou pour un bailleur personne morale, par le budget prévisionnel. Dans Proplio, ce changement passe aujourd’hui par un avenant de charges.