Quels documents sont visibles par le locataire ?

Ceux de son bail : le contrat, les avenants, les états des lieux, les quittances, les décomptes de régularisation des charges et les annexes du logement que vous déposez sur la page Diagnostics (DDT) du bien. S’y ajoutent les pièces déposées sur sa fiche locataire, qu’il est seul à voir. Ce que vous déposez depuis la page Documents (factures, prêts, comptabilité) ne lui est pas montré.

Le locataire peut-il téléverser ses propres documents ?

Oui : attestation d’assurance habitation, justificatifs d’identité, de domicile ou de revenus, pièces de son garant, ou tout autre document. Ils apparaissent dans les documents du bail côté bailleur. Il ne peut pas déposer un document « du bail » (contrat, avenant, état des lieux).

Un document peut-il être retiré après partage ?

Oui : archivez-le ou supprimez-le, il disparaît de l’espace locataire. Si le locataire l’a déjà téléchargé, vous ne pouvez pas le lui retirer.

Les documents restent-ils accessibles après la fin du bail ?

Oui, en lecture seule, jusqu’à la fermeture de l’espace : 30 jours après la fin du bail, ou plus tard tant que son dépôt reste à restituer, qu’une régularisation lui a été communiquée depuis moins de six mois ou qu’un suivi de recouvrement le concerne. Le locataire peut tout télécharger en un fichier (documents du bail, états des lieux, décomptes, demandes de révision, avis d’échéance, quittances et reçus), et le reçoit par email la veille de la fermeture. Un colocataire retiré par avenant, lui, perd l’accès au bail dès l’avenant : remettez-lui ses derniers documents directement.

Documents côté locataire : bail, EDL, attestations

Le locataire n’a plus besoin de vous demander une copie du bail, un diagnostic ou une attestation : les documents de son bail sont consultables et téléchargeables 24/7 depuis son portail. Ce qui est visible dépend du type de document et de son rattachement, comme expliqué ci-dessous.

Ce que le locataire voit

Le bail signé, à imprimer ou enregistrer en PDF (avec les signatures)
Le Dossier de Diagnostic Technique — DPE, ERP, CREP, amiante, gaz, électricité, PEB
Les états des lieux — entrée (dès signature) et sortie (à la fin du bail)
Les quittances — chaque paiement marqué PAID produit une quittance consultable
Les avenants — modifications signées du bail
Les relevés de charges — régularisations annuelles
Les annexes du logement que vous déposez sur la page Diagnostics (DDT) du bien — diagnostics, règlement de copropriété, permis de louer — dans l’écran « Mon bail », avec, hors bail mobilité, la notice d’information jointe au bail
Ses propres pièces — celles qu’il a déposées et celles que vous déposez sur sa fiche locataire, qu’il est seul à voir

Ce que le locataire NE voit PAS

Ce que vous déposez depuis la page Documents (factures, prêts, assurances du bailleur) : ces documents ne sont rattachés ni au bail ni au locataire
Les documents des autres locataires du même bailleur
En colocation, les pièces personnelles de ses colocataires (identité, revenus, assurance, garant…) : chacun ne voit que les siennes, et les documents du bail sont communs
Les informations comptables du bailleur (cash-flow, rentabilité, autres biens)

Partager un document supplémentaire

Une annexe du logement (diagnostic, règlement de copropriété, permis de louer) : déposez-la sur la page Diagnostics (DDT) du bien. Tous les locataires du bail la trouvent dans « Mon bail ».
Une pièce propre à un locataire : déposez-la sur sa fiche locataire. Il est seul à la voir, dans ses Documents ; en colocation, elle y porte le badge « Personnel ».
La page Documents ne partage rien : un document déposé là reste privé.

Retirer un partage

Archivez ou supprimez le document : il disparaît du portail locataire. Attention : s’il a déjà été téléchargé, vous ne pouvez pas l’enlever de son poste.

Le locataire peut téléverser aussi

Depuis son onglet Documents, le locataire peut téléverser :

Attestation d’assurance habitation (obligation annuelle art. 7-g loi 89-462)
Justificatifs d’identité, de domicile, de revenus, pièces de son garant
Tout autre document (par exemple un justificatif pour un préavis réduit)

Vous retrouvez ces documents dans les documents du bail. Aucune notification ne vous prévient d’un dépôt : consultez-les régulièrement.

À la fin du bail

À la résiliation, l’espace présente le bail en lecture seule : le locataire y retrouve ses documents, ses quittances et reçus et le décompte de son dépôt de garantie, et peut tout télécharger en un fichier, états des lieux compris. L’espace ferme 30 jours après la fin du bail, ou plus tard tant que son dépôt reste à restituer, qu’une régularisation lui a été communiquée depuis moins de six mois ou qu’un suivi de recouvrement le concerne ; la veille, il reçoit ses documents par email. Après la fermeture, remettez-lui vos documents par email ou sur papier. Un colocataire retiré par avenant perd l’accès au bail dès l’avenant, et son compte ferme 30 jours après la date d’effet : remettez-lui directement ses derniers documents. Les documents restent conservés côté bailleur selon la durée légale.

Bonnes pratiques

Partagez d’office le DDT à la signature — le locataire doit pouvoir le consulter à tout moment (art. 3-3 loi 89-462).
Gardez vos factures de travaux dans la page Documents : elles contiennent des prix de professionnels et n’y sont pas montrées au locataire.
Répondez rapidement aux documents téléversés par le locataire (nouvelle attestation assurance, changement de coordonnées) pour mettre à jour sa fiche.