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Documents côté locataire : bail, EDL, attestations
4 min de lectureMis à jour le
Le locataire n’a plus besoin de vous demander une copie du bail, un diagnostic ou une attestation : tous les documents partagés sont consultables et téléchargeables 24/7 depuis son portail. Vous gardez le contrôle sur ce qui est visible et sur ce qui reste privé.
Ce que le locataire voit
- Le bail signé au format PDF (avec les signatures éventuelles)
- Le Dossier de Diagnostic Technique — DPE, ERP, CREP, amiante, gaz, électricité, audit énergétique
- Les états des lieux — entrée (dès signature) et sortie (à la fin du bail)
- Les quittances — chaque paiement marqué PAID produit une quittance consultable
- Les avenants — modifications signées du bail
- Les relevés de charges — régularisations annuelles
- Les attestations d’assurance bailleur — PNO, multirisque immeuble
- Les documents partagés explicitement par le bailleur (notice chauffage, règlement copropriété, etc.)
Ce que le locataire NE voit PAS
- Les factures de travaux sauf si explicitement partagées
- Les notes internes du bailleur sur le bail ou sur le locataire
- Les documents des autres locataires du même bailleur
- Les informations comptables du bailleur (cash-flow, rentabilité, autres biens)
Partager un document supplémentaire
- Depuis l’onglet Documents du bail, téléversez le document.
- Cochez Visible dans l’espace locataire.
- Le locataire reçoit une notification et le document apparaît dans son onglet Documents immédiatement.
Retirer un partage
- Ouvrez le document, décochez Visible dans l’espace locataire.
- Le document disparaît du portail locataire. Attention : s’il a déjà été téléchargé, vous ne pouvez pas l’enlever de son poste.
Le locataire peut téléverser aussi
Depuis son onglet Documents, le locataire peut téléverser :
- Attestation d’assurance habitation (obligation annuelle art. 7-g loi 89-462)
- Justificatif de changement d’adresse, de statut pro, de situation familiale
- Certificat médical ou attestation pour un préavis réduit
- Pièces complémentaires demandées par le bailleur
Vous recevez une notification à chaque dépôt et pouvez consulter le document dans votre onglet Documents du bail.
Accès en lecture terminale
À la fin du bail, le compte locataire reste actif 30 jours supplémentaires en mode lecture terminale :
- Le locataire peut télécharger les dernières quittances
- Il peut archiver l’EDL de sortie et la lettre de restitution du dépôt
- Il ne peut plus signaler d’incident ni échanger de message
Après 30 jours, le compte est désactivé. Les documents restent conservés côté bailleur selon la durée légale (5 ans pour les baux, 10 ans pour la comptabilité).
Bonnes pratiques
- Partagez d’office le DDT à la signature — le locataire doit pouvoir le consulter à tout moment (art. 3-3).
- Ne partagez pas les factures travaux qui contiennent des prix de professionnels — ces informations sont confidentielles.
- Répondez rapidement aux documents téléversés par le locataire(nouvelle attestation assurance, changement de coordonnées) pour valider la mise à jour de la fiche.
Questions fréquentes
- Quels documents sont visibles par le locataire ?
- Ceux explicitement partagés par le bailleur : bail signé, diagnostics (DDT), EDL entrée/sortie, attestations d’assurance bailleur, quittances, avenants, relevés de charges. Les documents internes au bailleur (factures travaux, notes personnelles) restent privés sauf partage explicite.
- Le locataire peut-il téléverser ses propres documents ?
- Oui. Il peut déposer une attestation d’assurance habitation, un justificatif de changement de coordonnées, un certificat médical pour préavis réduit. Ces documents apparaissent dans votre onglet Documents du bail côté bailleur.
- Un document peut-il être retiré après partage ?
- Oui mais pas les documents déjà téléchargés par le locataire. Vous retirez le partage pour les futurs téléchargements, mais si le locataire a déjà récupéré le fichier, vous ne pouvez plus le lui "enlever". À manipuler avec précaution.
- Les documents restent-ils accessibles après la fin du bail ?
- Pendant 30 jours de lecture terminale, oui. Le locataire peut télécharger tout ce qu’il n’a pas déjà récupéré (dernières quittances, EDL sortie, lettre de restitution du dépôt). Après 30 jours, son compte est désactivé.