Que contient exactement le dossier contractuel ?

Le contrat de bail, les diagnostics obligatoires (DPE, ERP, CREP, amiante, gaz, électricité, audit énergétique le cas échéant), l’inventaire détaillé du mobilier (bail meublé), et les notices d’information légales (droits et obligations du locataire, fonctionnement de la caution solidaire, fonctionnement de l’IRL).

Le dossier contractuel est-il signable électroniquement ?

Oui. Chaque partie reçoit un lien de signature par email. En plan Essentiel / Pro, la signature eIDAS SHA-256 garantit une valeur probante avancée avec horodatage, hash du document et piste d’audit (IP, user-agent, date).

Puis-je ajouter des annexes personnalisées ?

Oui. Depuis l’écran du bail, vous pouvez téléverser des pièces supplémentaires (règlement de copropriété, notice fonctionnement équipements, bail de parking). Elles sont concaténées dans le PDF final.

Que faire si j’ai oublié un diagnostic au moment de la génération ?

Proplio refuse de générer le dossier si un diagnostic obligatoire manque pour le type de bien (ex: DPE sur tous les baux). Vous êtes alerté, il suffit de téléverser le PDF manquant dans la fiche du bien puis de relancer la génération.

Dossier contractuel PDF : bail, diagnostics et annexes en un clic

Le dossier contractuel PDF est le document remis au locataire à la signature. Il regroupe en un fichier unique le bail, tous les diagnostics, les annexes obligatoires et les notices légales. Plus besoin de jongler entre 8 fichiers séparés.

Ce que Proplio assemble automatiquement

Le bail — rédigé à partir du contrat-type décret 2015-587 avec vos données (bien, locataire, loyer, clauses particulières).
Le Dossier de Diagnostic Technique (DDT) — PDF du DPE, ERP, CREP, amiante, gaz, électricité, audit énergétique selon les obligations applicables au bien.
L’inventaire du mobilier (bail meublé uniquement) — liste détaillée pièce par pièce, avec état et valeur indicative.
Les notices d’information légales : droits et obligations du locataire, fonctionnement de la caution solidaire, fonctionnement de l’IRL.
Vos annexes personnalisées : règlement de copropriété, notice chauffage, extrait cadastral, bail de parking associé…

Générer le dossier contractuel

Ouvrez le bail en statut DRAFT.
Cliquez sur Générer le dossier contractuel. Proplio vérifie que toutes les pièces obligatoires sont présentes (DPE, inventaire si meublé, caution signée si applicable).
Le PDF est produit en quelques secondes. Vous pouvez le prévisualiser, le télécharger ou l’envoyer directement à la signature.

Signature électronique intégrée

Proplio propose deux niveaux de signature pour le dossier contractuel :

Signature dessinée (tous plans) — signature tracée sur le canvas de l’écran. Valeur probante simple, utile pour un usage interne ou un bail entre proches.
Signature eIDAS SHA-256 (Essentiel / Pro) — lien de signature envoyé par email, horodatage serveur, hash SHA-256 du document, piste d’audit complète (IP, user-agent, date/heure). Conforme au règlement européen 910/2014.

Le bail ne passe en ACTIVE qu’une fois les signatures bailleur et locataire enregistrées, et l’état des lieux d’entrée validé.

Conservation et archivage

Le dossier contractuel signé est archivé dans l’onglet Documents du bail. Il reste consultable et téléchargeable pendant toute la durée du bail et au-delà. En cas de contestation, vous disposez :

Du PDF signé intact (hash SHA-256 stocké pour détecter toute altération)
De la piste d’audit complète (qui a signé quand, depuis quelle IP)
Des versions successives si le bail a été avenanté

Bonnes pratiques

Faites auditer le bail avant de générer le dossier : l’audit ALUR détecte les clauses problématiques avant signature.
Transmettez le PDF final au locataire par le lien de signature, pas par pièce jointe libre : la trace de remise reste dans Proplio.
Ne regénérez pas un dossier déjà signé : passez par un avenant. Sinon la piste d’audit devient incohérente.