Quels formats de fichier Proplio accepte-t-il ?

PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX, TXT. Taille maximale par fichier : 50 Mo. Les fichiers lourds (scans haute résolution, photos EDL) sont compressés automatiquement côté serveur pour préserver votre quota.

Quel quota de stockage selon le plan ?

Découverte : 200 Mo. Essentiel : 2 Go. Pro : 20 Go. Les documents générés par Proplio (quittances, avis d’échéance, PDF bail) ne comptent pas dans le quota. Seuls les uploads utilisateur sont décomptés.

Comment retrouver un document rapidement ?

Chaque document est classé par bien, bail, locataire ou frais. L’écran Documents inclut une recherche plein-texte sur le nom du fichier, des filtres par type, par date et par entité rattachée. Pas besoin de Dropbox séparé.

Les documents sont-ils chiffrés ?

Oui : chiffrement en transit (HTTPS TLS 1.3) et au repos (stockage MinIO S3-compatible, chiffrement côté serveur). Hébergement en France. Seuls vous et les gestionnaires que vous avez invités peuvent accéder aux documents.

Documents : upload, classement et stockage par plan

L’écran Documents centralise toutes vos pièces : contrats signés, attestations d’assurance, diagnostics, factures travaux, appels de fonds syndic, scans d’identité, photos d’état des lieux. Chaque document est rattaché à un bien, un bail, un locataire ou une dépense — plus de perte de temps à fouiller dans vos emails.

Téléverser un document

Depuis l’écran Documents ou depuis une fiche (bien, bail, locataire, frais), cliquez sur Ajouter un document.
Glissez-déposez le fichier ou parcourez votre disque. Formats acceptés : PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX, TXT. Max 50 Mo par fichier.
Choisissez le type : contrat de bail, DDT, attestation, facture, quittance, etc. En Découverte vous avez 5 types prédéfinis. En Essentiel et Pro vous pouvez créer des types personnalisés illimités.
Rattachez le document au bien, bail, locataire ou frais concerné. Ce rattachement conditionne la retrouvabilité.
Ajoutez une description optionnelle (utile pour les documents similaires — « Devis plombier chauffe-eau 2024 »).

Rechercher et filtrer

L’écran Documents offre trois axes de recherche :

Plein texte sur le nom du fichier et la description
Filtres : type de document, bien, bail, locataire, période d’ajout
Navigation contextuelle : depuis un bien, un bail ou un locataire, vous voyez directement les documents rattachés sans quitter l’écran

Quotas de stockage

Chaque plan a un quota de stockage pour les uploads utilisateur :

Découverte — 200 Mo (environ 200 PDF ou 100 photos JPG)
Essentiel — 2 Go (environ 2 000 PDF ou 1 000 photos)
Pro — 20 Go (largement suffisant pour un portefeuille de 50 biens)

Les documents générés par Proplio (quittances, PDF bail, avis d’échéance, lettres de restitution) ne consomment pas le quota. Une barre de progression en sidebar vous montre votre usage en temps réel. Un toast apparaît quand vous approchez de 90 %.

Sécurité et accès

Chiffrement TLS 1.3 en transit
Chiffrement au repos (stockage MinIO S3-compatible, hébergé en France OVH)
Accès limité à vous et aux gestionnaires que vous invitez
Piste d’audit : chaque téléversement/téléchargement est tracé
Aucun tiers (hébergeur, prestataire IA) n’a accès aux documents — contrairement à certains logiciels qui envoient vos PDF à des APIs externes pour analyse

Archivage et suppression

Les documents restent accessibles tant que votre abonnement est actif. Si vous passez à un plan inférieur et dépassez le nouveau quota, vos documents sont conservés mais vous ne pouvez plus en ajouter tant que vous n’avez pas libéré de l’espace ou remonté de plan. La suppression d’un document est définitive et non récupérable.

Bonnes pratiques

Rattachez systématiquement chaque document à une entité : un document « orphelin » est quasi-introuvable 6 mois plus tard.
Utilisez un nommage cohérent : « 2024-06_Facture_plombier » est plus utile que « IMG_20240612_142736 ».
Supprimez les brouillons et doublons régulièrement pour préserver votre quota, en particulier en Découverte.