EssentielCatégorie : Contrats & documents
Modèles de courriers : relance, restitution, résiliation en un clic
4 min de lectureMis à jour le
Rédiger un courrier juridique de A à Z coûte du temps et expose à l’erreur (mention oubliée, délai mal calculé, variable erronée). Le module Modèles de courriers (plan Essentiel) fournit une bibliothèque de lettres prêtes à l’emploi avec variables automatiques, et permet de créer vos propres modèles.
Les modèles fournis par défaut
- Relance amiable de loyer impayé — à envoyer dès le premier retard constaté
- Mise en demeure — deuxième cran de relance, préalable au commandement de payer
- Lettre de restitution de dépôt de garantie — détaille les retenues éventuelles et justifie chacune
- Avis de résiliation du bail — respect des délais légaux (3 mois, 1 mois selon ZTM, bail meublé)
- Demande de régularisation de charges — jointe au relevé annuel (voir régularisation)
- Accusé de réception d’un préavis — à retourner au locataire qui donne congé
- Attestation de bon paiement — à la demande du locataire pour un nouveau propriétaire ou un dossier
Variables remplies automatiquement
Chaque modèle contient des variables pré-remplies depuis votre base :
{{bailleur.nom}},{{bailleur.adresse}}{{locataire.nom}},{{locataire.email}}{{bien.adresse}},{{bien.ville}}{{bail.dateDebut}},{{bail.loyer}}{{paiement.montant}},{{paiement.dateEcheance}}{{date.aujourdhui}},{{date.dans1mois}}
Vous choisissez le contexte (bail + paiement concerné) et Proplio injecte les valeurs réelles. Plus d’erreur de copier-coller.
Générer un courrier
- Depuis l’écran Templates ou depuis le contexte concerné (paiement en retard, bail en fin de période), cliquez sur Générer un courrier.
- Choisissez le modèle (relance 1, mise en demeure, restitution…).
- Sélectionnez le contexte (quel bail, quel paiement, quel locataire).
- Prévisualisez le courrier avec les variables remplies.
- Téléchargez le PDF, imprimez-le et envoyez-le (courrier simple, LRAR selon cas) ou envoyez-le par email directement depuis Proplio.
Créer un modèle personnalisé (Essentiel+)
Vous avez besoin d’un courrier spécifique (ex : demande de devis syndic, convocation AG locataire, lettre de préavis travaux) :
- Dans l’écran Templates, cliquez sur Créer un modèle.
- Donnez-lui un nom et choisissez les variables autorisées dans le modèle.
- Rédigez le contenu en utilisant les variables
{{...}}. - Sauvegardez. Le modèle est désormais disponible dans la liste à côté des modèles par défaut.
Bonnes pratiques
- Ne modifiez pas les mentions obligatoires des modèles par défaut : elles sont alignées sur la jurisprudence.
- Archivez le courrier généré dans les documents du bail : en cas de contentieux, la date de l’envoi fait foi.
- Privilégiez la LRAR pour les relances et mises en demeure : la recommandation avec AR est opposable en procédure.
Questions fréquentes
- Quels modèles sont fournis par défaut ?
- Relance de loyer impayé, mise en demeure, lettre de restitution de dépôt, avis de résiliation, demande de régularisation de charges, accusé de réception d’un préavis, attestation de bon paiement. Tous rédigés sur la base de la jurisprudence et des mentions légales obligatoires.
- Puis-je créer mes propres modèles ?
- Oui en plan Essentiel+. Ouvrez l’écran Templates, cliquez sur "Créer un modèle", écrivez votre texte avec les variables disponibles ({{bien.adresse}}, {{locataire.nom}}, {{paiement.montant}}…). Chaque modèle est réutilisable à l’infini.
- Les courriers générés sont-ils juridiquement valides ?
- Les modèles par défaut respectent les mentions obligatoires (identité des parties, adresse du logement, référence légale, date, signature). Ils sont alignés sur la jurisprudence récente. En cas de litige complexe, une relecture par un juriste reste recommandée.
- Puis-je envoyer le courrier en LRAR depuis Proplio ?
- Proplio génère le PDF prêt à imprimer et à envoyer. L’envoi LRAR en tant que tel passe par La Poste (physique ou Lettre Recommandée en ligne). Pour un envoi postal certifié, téléchargez le PDF et passez par laposte.fr.