Quelle est la valeur légale d’une signature électronique ?

Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux : simple, avancée, qualifiée. La signature de Proplio est une signature électronique simple : elle ne peut pas être écartée au seul motif qu’elle est électronique, mais sa fiabilité n’est pas présumée. En cas de contestation, elle se prouve par sa piste d’audit : empreinte du document signé, horodatage, adresse IP, lien à usage unique.

Un bail signé électroniquement est-il opposable ?

Oui. L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur papier, à condition que l’on puisse identifier la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé de façon à en garantir l’intégrité (article 1366 du code civil). La fiabilité du procédé n’est présumée que pour la signature qualifiée (article 1367 du code civil) : pour une signature simple, c’est la piste d’audit qui la prouve.

Y a-t-il un coût par signature ?

Non. Contrairement à certaines solutions qui facturent à l’acte, Proplio inclut les signatures dans votre abonnement. Signature sur place illimitée sur tous les plans ; signature à distance par email illimitée à partir d’Essentiel.

Comment prouver la signature en cas de contestation ?

Chaque signature à distance enregistre : hash SHA-256 du document signé, date et heure serveur (horodatage), adresse IP du signataire, user-agent du navigateur, lien de signature utilisé (unique à usage unique), email du signataire. Le tout consultable depuis l’onglet "Audit de signature" du document.

Signature électronique : sur place et à distance

Proplio propose deux façons de faire signer le bail, ses avenants et les états des lieux : sur place, sur l’écran du bailleur, ou à distance, par un lien envoyé à chaque signataire. Dans les deux cas, il s’agit d’une signature électronique simple au sens du règlement eIDAS, que sa piste d’audit permet de prouver.

Signature sur place (tous plans)

Disponible sur tous les plans, elle consiste à tracer une signature avec la souris ou le doigt sur un canvas dans l’écran du document :

Rapide — quelques secondes
Horodatée, avec l’empreinte du document signé
Pas de lien email requis — utile pour une signature en présence du bailleur
Image archivée dans le document final

Usage recommandé : la signature en présence des parties, par exemple à la remise des clés ou lors de l’état des lieux.

Signature à distance par email (Essentiel et Pro)

Le processus :

Vous déclenchez la signature depuis le document (bail, avenant).
Chaque signataire (le bailleur, chaque locataire) reçoit un lien de signature unique par email. Lien à usage unique, jeton crypto, valable 7 jours.
Le signataire ouvre le lien, consulte le document, coche « J’accepte » et trace sa signature.
Proplio calcule le hash SHA-256 du document, enregistre l’horodatage serveur, l’IP du signataire et le user-agent.
Le document signé est archivé. Toute altération ultérieure serait détectable par comparaison du hash.

La piste d’audit

Pour chaque signature, l’écran Audit de signature affiche :

Identité du signataire (nom, email)
Date et heure serveur de la signature
Adresse IP du signataire
User-agent du navigateur
Hash SHA-256 du document
Statut : en attente / signé / refusé / expiré

Elle figure à la fin du contrat signé, remis à chaque partie à la dernière signature : c’est elle qui prouve la signature en cas de contestation.

Cas d’usage couverts

Contrat de bail — le bailleur et chaque locataire
Avenant de bail — le bailleur et chaque locataire concerné
État des lieux d’entrée et de sortie — le bailleur et chaque locataire

Gestion des refus et expiration

Refus du signataire — le signataire peut refuser avec motif. Le document reste en brouillon : vous pouvez le reprendre ou l’annuler.
Expiration (7 jours) — si le lien n’a pas été cliqué dans les 7 jours, il expire. Vous pouvez régénérer un nouveau lien à tout moment.
Relance manuelle — vous pouvez renvoyer le lien de signature si le signataire l’a perdu.

Bonnes pratiques

Faites signer chaque partie, bailleur et chaque locataire, avant d’activer le bail : le contrat prend date à la dernière signature.
Conservez la piste d’audit avec le document signé : sans elle, la signature est plus difficile à défendre.
Ne réutilisez jamais un lien de signature — Proplio génère un jeton unique à chaque envoi, un lien déjà utilisé est bloqué.