L’avis d’échéance est-il obligatoire ?

Non, aucune obligation légale d’envoyer un avis d’échéance. En revanche, fournir une quittance est obligatoire à la demande du locataire (art. 21 loi 89-462). Proplio envoie l’avis par confort — il réduit les oublis et les retards.

Le locataire peut-il désactiver les avis ?

Oui, il peut se désabonner de l’avis J-5 depuis son espace locataire (optionnel). La quittance, en revanche, reste envoyée à chaque paiement reçu car elle constitue la preuve de paiement.

Le PDF de quittance est-il conforme légalement ?

Oui. La quittance reprend les mentions obligatoires : identité bailleur et locataire, adresse du bien, période couverte, loyer hors charges, charges récupérables, dépôt, signature numérique du bailleur. Elle a la même valeur légale qu’une quittance papier.

Le locataire reçoit-il aussi l’avis d’échéance s’il n’a pas d’espace locataire ?

Oui, l’avis est envoyé à l’email renseigné dans la fiche locataire, même sans espace locataire activé. L’espace locataire optionnel ne fait qu’ajouter un accès direct aux PDF sans passer par la pièce jointe.

Avis d’échéance J-5 et quittances : zéro saisie manuelle

Proplio automatise deux flux critiques : l’avis d’échéance J-5 (rappel avant la date due) et la quittance (confirmation après encaissement). Les deux sont envoyés par email au locataire, archivés dans son espace et dans les documents du bail.

L’avis d’échéance J-5

Chaque jour, un cron de fin de matinée identifie les échéances dont la date due tombe dans 5 jours. Pour chacune, Proplio :

Génère un PDF d’avis d’échéance avec le détail (loyer, charges, total dû, date limite).
Envoie un email au locataire avec le PDF en pièce jointe et un rappel du montant à payer.
Crée une notification in-app dans l’espace locataire (optionnel) et une notification de suivi pour le bailleur.

Résultat mesuré : le taux d’impayés chute significativement avec l’avis J-5, car la plupart des retards sont simplement des oublis du locataire (prélèvement non renseigné, RIB changé, virement manuel oublié).

La quittance automatique

Dès qu’un paiement est marqué comme PAID :

Proplio génère le PDF quittance avec les mentions obligatoires (art. 21 loi du 6 juillet 1989).
La quittance est archivée dans les documents du bail et téléchargeable à tout moment.
Elle est envoyée par email au locataire automatiquement (si l’option est activée).
En cas de paiement partiel, Proplio génère un reçu partiel à la place : le reste dû est indiqué pour éviter toute contestation.

Les mentions obligatoires de la quittance

Identité du bailleur (nom, adresse) et du locataire
Adresse du logement loué
Période couverte (du ... au ...)
Loyer hors charges + charges récupérables (détail si demandé)
Dépôt de garantie si perçu sur la période
Total versé par le locataire
Date et mode de paiement (virement, chèque, espèces)

Personnaliser les envois

Depuis les paramètres du bail, vous pouvez :

Activer / désactiver l’avis J-5 au cas par cas (ex : locataire qui paie en avance)
Activer / désactiver l’envoi de quittance par email
Ajuster le délai d’avis (J-3, J-7, J-10) selon votre convention avec le locataire
Modifier le texte de l’email d’accompagnement (modèles personnalisables en Essentiel+)

Bonnes pratiques

Laissez l’avis J-5 activé par défaut : il évite 80 % des retards d’oubli sans être intrusif.
Ne désactivez pas la quittance : elle sert de preuve en cas de contentieux (preuve de paiement réciproque).
Archivez les quittances au moins 3 ans : c’est la prescription des loyers. Proplio les garde sans limite de durée tant que votre abonnement est actif.