L’avis d’échéance est-il obligatoire ?

Non : il rappelle le loyer à venir, par confort. La quittance, elle, est due gratuitement au locataire qui la demande (art. 21 de la loi du 6 juillet 1989). L’avis n’est pas non plus une mise en demeure : il n’interpelle personne.

En colocation, chaque colocataire reçoit-il l’avis ?

Oui : chaque locataire du terme le reçoit, par email s’il a une adresse, et dans son espace locataire s’il en a un. Un seul avis pour tous, qui nomme les locataires sans leurs coordonnées ; l’email de chacun ajoute ce qui le concerne : le terme, dû une seule fois, ou sa part.

Un colocataire n’a pas d’adresse email : que se passe-t-il ?

L’avis ne peut pas lui être envoyé par email ; s’il a un espace locataire, il y est notifié. La fenêtre « Avis d’échéance » le signale. Remettez-lui le PDF sur papier si vous le souhaitez : l’avis n’est pas obligatoire.

Le locataire reçoit-il l’avis s’il n’a pas d’espace locataire ?

Oui, par email, à l’adresse de sa fiche. L’espace locataire ajoute une notification, sans remplacer l’email.

Avis d’échéance : un rappel à chaque locataire, cinq jours avant

L’avis d’échéance rappelle au locataire le loyer à venir, cinq jours avant sa date. Proplio l’envoie automatiquement à chaque locataire du terme et vous pouvez l’envoyer vous-même à tout moment. Il n’est pas obligatoire, et ce n’est pas une mise en demeure.

Ce que Proplio envoie, et quand

Chaque matin, Proplio repère les loyers en attente dont l’échéance tombe dans cinq jours et dont l’avis n’est pas encore parti. Pour chacun :

il produit un seul PDF pour le terme : loyer, charges, montant du terme, date d’échéance, et le nom des locataires ;
il l’envoie par email à chaque locataire qui a une adresse ;
il le signale dans l’espace de chaque locataire qui en a un ;
vous recevez une notification : à qui l’avis est parti, et qui ne l’a pas reçu.

En colocation : un avis à chaque locataire

L’avis présente le terme selon que les locataires en sont tenus solidairement ou non :

Avec une clause de solidarité, ou entre des époux ou des partenaires de PACS : le montant du terme, dû une seule fois pour l’ensemble des locataires. Avec la clause, l’avis rappelle que chacun est tenu de tout le terme et que le paiement de l’un libère les autres.
Sans solidarité : le terme est réparti entre les locataires par parts égales, au centime près. L’avis donne les parts, et l’email de chacun indique la sienne : « À régler par vous ».

Si vous n’avez pas indiqué si les locataires sont des colocataires ou un couple marié ou pacsé, l’avis applique des parts égales. La fenêtre de l’avis vous le rappelle ; la réponse se donne sur la fiche du bail, carte « Qui sont les locataires entre eux ? ».

Suivre et renvoyer l’avis

Dans Paiements, l’icône en forme de cloche d’un loyer en attente ouvre la fenêtre Avis d’échéance. Elle liste les destinataires et, pour chacun : envoyé par email le …, envoi en échec, pas d’adresse email, notifié dans son espace.

Envoyer part à ceux qui ne l’ont pas encore reçu ; cochez « Renvoyer aussi à ceux qui l’ont déjà reçu » pour l’adresser à tous.
Télécharger le PDF sert à le remettre sur papier.
Si un avenant change les locataires après l’envoi, Proplio vous prévient : renvoyez-le à tous.

Si le loyer n’est pas soldé

Quand un loyer est passé en retard (bouton Détecter retards de la page Paiements), ou n’a été réglé qu’en partie à son échéance, chaque locataire du terme dont l’espace présente ce bail y reçoit une alerte à partir du lendemain de l’échéance, renouvelée chaque semaine tant qu’il reste à payer. Elle est purement informative :

avec solidarité, elle donne le reste du terme ;
sans solidarité, elle donne la part de chacun et ce qu’il lui reste à régler, d’après les versements enregistrés à son nom ;
quand on ne peut pas savoir qui a payé quoi (un versement repris de l’historique, un colocataire qui a versé plus que sa part), elle donne le reste du terme, la part de chacun et, quand on le connaît, ce qui a été versé à son nom. Le versement de l’un n’est jamais imputé sur la part d’un autre.

Et la quittance ?

La quittance se génère depuis le loyer réglé, au nom de tous les locataires du terme. Elle ne part par email qu’avec l’accord exprès du locataire ; sinon, remettez-la-lui imprimée. Un versement qui ne règle pas tout le terme appelle un reçu de paiement partiel, remis au locataire qui a versé, ou à celui pour qui un tiers a payé. Le détail est dans gérer les paiements.