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Gérer les paiements de loyer : échéancier, encaissements, retards
5 min de lectureMis à jour le
Le module Paiements suit chaque échéance de vos baux : création mensuelle, encaissements et versements partiels, retards, reçus et quittances.
Les échéances
Chaque mois, le 25, Proplio crée l’échéance du mois suivant pour chacun de vos baux actifs, à la date de paiement prévue au bail. Chaque ligne indique :
- La date d’échéance
- Le loyer hors charges de la période (révision ou avenant compris s’ils valent pour ce mois)
- Les provisions sur charges, ou le forfait de charges (bail mobilité, et au choix en meublé, en bail étudiant ou en colocation)
- Le total attendu, et les locataires du terme
Vous pouvez aussi créer une échéance à la main depuis la page Paiements.
Statuts d’un paiement
- En attente — échéance à venir, ou pas encore encaissée.
- Payé — réglé en totalité : la quittance se génère d’un clic.
- Partiel — un ou plusieurs versements reçus, un reste dû.
- En retard — échéance dépassée, passée en retard par le bouton « Détecter retards ».
- Échoué — paiement signalé en échec (chèque rejeté, virement refusé) : un incident financier est créé.
- Remboursé — somme rendue au locataire.
- Annulé — échéance qui n’est plus due.
Enregistrer un encaissement
- Sur la ligne de l’échéance, cliquez sur Encaisser pour le reste du terme, ou sur Versement partiel pour un versement.
- Indiquez qui a versé (un locataire du bail, ou un tiers pour son compte), la date du paiement (elle fait foi sur la quittance) et son mode (virement, chèque, espèces…).
- Un versement qui ne solde pas le terme produit d’office un reçu de paiement partiel, à délivrer à celui qui a versé.
- Le terme soldé, générez la quittance d’un clic, au nom de tous les locataires du terme ; elle s’envoie par email au locataire qui l’a accepté.
Les retards
Le bouton Détecter retards, en haut de la page Paiements, passe en retard les échéances dont la date est dépassée depuis la veille — jamais le jour même — et crée un incident financier pour chacune (plans Essentiel et Pro). Chaque matin, le locataire d’un terme en retard ou partiel reçoit une alerte dans son espace, qui lui dit ce qui lui reste à régler.
Bonnes pratiques
- Respectez la date de paiement effective déclarée par le locataire : elle fait foi sur la quittance, pas la date à laquelle vous cliquez.
- Ne supprimez jamais un paiement passé — annulez-le ou remboursez-le : la piste d’audit reste intacte.
- L’avis d’échéance part tout seul cinq jours avant chaque loyer, à chaque locataire du terme (voir avis d’échéance).
Questions fréquentes
- Comment les échéances sont-elles créées ?
- Chaque mois, le 25, Proplio crée l’échéance du mois suivant pour chacun de vos baux actifs : le loyer et les charges de la période, à la date de paiement prévue au bail (révision ou avenant compris s’ils valent pour ce mois). Vous pouvez aussi créer une échéance à la main depuis la page Paiements.
- Un paiement peut-il être partiel ?
- Oui. Enregistrez chaque versement avec son payeur : l’échéance passe en « partiel » et le reste dû s’affiche. Un reçu de paiement partiel est produit d’office pour celui qui a versé (article 21 de la loi du 6 juillet 1989) ; la quittance se délivre quand le terme est soldé.
- Proplio encaisse-t-il le loyer par prélèvement ?
- Non. Proplio n’encaisse pas les loyers : le locataire vous paie comme convenu au bail (virement, chèque, prélèvement de votre banque…), et vous enregistrez l’encaissement dans Proplio, avec sa date et son mode.
- Que se passe-t-il si un paiement reste en retard ?
- Le bouton « Détecter retards » passe en retard les échéances dont la date est dépassée depuis la veille. Chaque matin, le locataire d’un terme en retard ou partiel reçoit une alerte dans son espace. Sur le plan Pro, lancez le recouvrement depuis la ligne de l’échéance : rappels, puis mise en demeure au nom de chaque débiteur (voir Recouvrement).