Quel montant maximum de dépôt selon le type de bail ?

Bail vide : un mois de loyer hors charges. Bail meublé ou étudiant : deux mois de loyer hors charges. Bail mobilité : aucun dépôt ne peut être exigé. Proplio vous le signale dans le formulaire du bail. Un dépôt supérieur au plafond : le locataire peut en réclamer l’excédent.

Dans quel délai le dépôt doit-il être restitué ?

Un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois sinon (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Passé ce délai, la somme restant due est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard, sauf si le retard vient de ce que le locataire n’a pas transmis sa nouvelle adresse.

Quelles retenues sont autorisées sur le dépôt ?

Les sommes restant dues au bailleur, et celles dont il pourrait être tenu à la place du locataire, dûment justifiées : réparations locatives et dégradations constatées par la comparaison des états des lieux (vétusté déduite), loyers et charges impayés, régularisation des charges. Chaque retenue indique sa justification : facture, devis, élément de l’état des lieux ou échéance impayée.

Proplio calcule-t-il la vétusté ?

Si une grille de vétusté est rattachée au bail : pour chaque élément dégradé dont vous chiffrez la réparation sur l’état des lieux de sortie, Proplio propose la part à la charge du locataire, vétusté déduite. Vous choisissez les propositions à retenir.

Avec plusieurs locataires, à qui rendre le dépôt ?

À chacun, pour sa part : le dépôt se divise par parts égales, sauf parts convenues entre les locataires. Une retenue qui concerne un seul locataire ne réduit que sa part ; si les locataires sont tenus solidairement, ce qui dépasse sa part se reporte sur les autres. Un versement fait à l’un pour le compte d’un autre vaut restitution à cet autre avec son accord.

Un colocataire est parti pendant le bail : récupère-t-il sa part tout de suite ?

Non. Le dépôt se restitue à la fin du bail, après la remise des clés du logement. Le colocataire parti reste créancier de sa part, sauf s’il l’a cédée ; celui qui est entré ne l’est que par un accord écrit des locataires ou une cession notifiée. À la fin du bail, vous indiquez à qui revient le dépôt : Proplio ne le répartit pas entre les locataires d’aujourd’hui.

Dépôt de garantie : retenues, décompte et restitution à chacun

Le dépôt de garantie se suit dans Proplio de l’encaissement à la restitution : à qui il revient, la remise des clés qui fait courir le délai, les retenues justifiées, le décompte remis à chaque locataire, et les restitutions à chacun.

À l’entrée

Le dépôt se crée à l’activation du bail, pour le montant prévu au contrat. Enregistrez son encaissement à la date où vous l’avez reçu, depuis la page Dépôts de garantie ou la fiche du bail.

À la fin du bail : à qui revient le dépôt

Le dépôt revient aux locataires qui l’ont constitué. S’ils sont plusieurs, il se restitue à chacun pour sa part : par parts égales (article 1309 du code civil), sauf parts convenues entre eux.
Si les colocataires ont changé pendant le bail, vous indiquez à qui revient le dépôt. Proplio vous propose ceux qui l’ont constitué : les locataires du contrat signé, par parts égales. Un autre partage s’enregistre avec son fondement : l’accord écrit des locataires, ou une cession notifiée. Un locataire parti reste créancier de sa part, sauf s’il l’a cédée.

La remise des clés et le délai

Enregistrez la date de la remise des clés et son mode (en main propre, ou par lettre recommandée : le jour où vous avez reçu la lettre). S’il y a plusieurs locataires : la dernière remise.
Pour chaque locataire, enregistrez la nouvelle adresse qu’il vous a transmise, et le jour où il l’a fait ; il peut aussi l’indiquer lui-même depuis son espace, datée du jour. Si elle arrive après la date limite, la majoration pour retard ne court qu’à compter de ce jour.
Proplio compare les états des lieux d’entrée et de sortie élément par élément : l’état de sortie est conforme si aucun élément n’est en moins bon état qu’à l’entrée. Si la comparaison est impossible (élément absent à l’entrée, état non renseigné), vous indiquez vous-même si l’état est conforme.
Proplio affiche la date limite : un mois après la remise des clés si l’état est conforme, deux mois sinon. Il vous alerte avant, et après.

Les retenues

Chaque retenue a sa nature (dégradations, loyer ou charges impayés, régularisation des charges, autre) et sa justification : la pièce que vous joignez (facture, devis, photo) ou sa référence, ou l’élément de l’état des lieux de sortie.
Avec plusieurs locataires, une retenue est commune (elle se divise entre tous) ou propre à l’un d’eux (elle ne réduit que sa part). Sans solidarité, ce qui dépasse sa part reste à la charge de ce seul locataire.
Une retenue pour une échéance impayée se choisit parmi les échéances du bail : elle éteint cette dette, et l’échéance est réglée d’autant. Vous ne la réclamez donc plus par ailleurs.
Depuis l’état des lieux de sortie, Proplio propose les retenues de dégradations chiffrées, vétusté déduite (voir états des lieux).

La provision d’un logement en immeuble collectif

Dans un immeuble collectif, vous pouvez conserver une provision justifiée d’au plus 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble. Enregistrez ensuite la date d’approbation des comptes : le solde se restitue dans le mois qui suit. Si la régularisation des charges de l’année de sortie laisse un complément dû, imputez-le sur la provision (bouton Imputer la régularisation de l’année de sortie), même après avoir restitué les parts : le complément est réglé d’autant, et le reste de la provision se restitue. Avec l’accord de chacun des locataires, vous pouvez aussi solder immédiatement l’ensemble des comptes.

Le décompte, remis à chacun

Une fois la remise des clés et la conformité connues, établissez le décompte : un seul document, au nom de tous les locataires, avec chaque retenue, sa justification et, s’ils sont plusieurs, la part de chacun. Remettez-le à chacun : par email (les pièces jointes aux retenues l’accompagnent, et les réponses arrivent à votre adresse), ou sur papier (vous indiquez le jour de la remise, et vous remettez les pièces avec le décompte). Pour une retenue saisie sans pièce, le décompte indique que les factures et devis cités sont à la disposition des locataires, qui peuvent vous en demander copie. Si le dépôt change ensuite, établissez une nouvelle version.

Les restitutions

Enregistrez chaque restitution : à qui, combien, quand, par quel moyen (virement, chèque, espèces).
Un versement fait à un locataire pour le compte d’un autre vaut restitution à cet autre avec son accord, que vous datez. Sans accord, il est enregistré mais ne vaut pas restitution à l’autre tant qu’il n’a pas été ratifié.
En cas de retard, Proplio calcule la majoration de chaque locataire et l’ajoute à ce qui lui reste dû. Avec plusieurs locataires, la majoration se divise entre eux. Elle n’est pas due pour un locataire qui n’a pas transmis sa nouvelle adresse, si c’est ce qui empêche de lui restituer sa part à temps.