Dépôt de garantie : cycle complet, retenues et restitution
Le dépôt de garantie (souvent appelé « caution ») est l’une des sources de litige les plus fréquentes entre bailleur et locataire. Proplio suit son cycle de vie complet : encaissement à la signature, calcul automatique des retenues depuis l’EDL sortie, génération de la lettre de restitution et alertes sur les délais légaux.
Encaissement à l’entrée
- À la création du bail, Proplio calcule le montant maximal autorisé selon le type (1 mois HC vide, 2 mois HC meublé, interdit pour mobilité).
- Vous renseignez le montant effectivement demandé (souvent le maximum légal).
- Le paiement du dépôt est tracé comme une entrée distincte des loyers, consultable depuis l’onglet Dépôt du bail.
Cycle de vie du dépôt
- EXPECTED — dépôt exigé, pas encore versé
- HELD — dépôt encaissé, conservé pour la durée du bail
- DEDUCTIONS_PENDING — bail terminé, retenues en cours de calcul
- RESTITUTED — dépôt restitué au locataire (partiel ou total)
Restitution à la sortie : étape par étape
- Réalisez l’état des lieux de sortie (voir EDL entrée/sortie) en comparant pièce par pièce avec l’EDL d’entrée.
- Pour chaque dégradation, Proplio applique la grille de vétusté(plan Essentiel+) qui diminue la part à charge du locataire selon l’âge de l’équipement.
- Ajoutez les autres retenues : loyers et charges impayés, régularisation de charges, nettoyage si applicable. Chaque retenue doit être justifiée par une pièce (facture, devis, photo EDL).
- Proplio calcule le montant à restituer = dépôt - total retenues.
- Générez la lettre de restitution (modèle PDF personnalisé) avec le détail des retenues. Envoyez-la avec le virement au locataire.
Alertes sur les délais légaux
Proplio surveille les deux délais réglementaires :
- 1 mois après la remise des clés si l’EDL de sortie est conforme à l’EDL d’entrée (aucune dégradation déclarée).
- 2 mois si des différences ont été constatées et que des retenues sont appliquées.
Alerte in-app 7 jours avant la date limite. Passé le délai, une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges s’ajoute automatiquement par mois de retard entamé (art. 22 loi 89-462).
Versioning optimiste du dépôt
Si vous calculez les retenues à plusieurs mains (par exemple avec un gestionnaire), Proplio utilise un système de versioning (CAS — Compare-And-Set) pour éviter les doubles comptabilisations. Si deux personnes modifient le dépôt en même temps, seule la dernière modification est conservée et l’autre est invitée à recharger.
Bonnes pratiques
- Ne gardez pas le dépôt comme provision de litige — conservez-le pour les retenues légitimes uniquement. Les retenues abusives peuvent être contestées devant le juge de proximité.
- Joignez toujours les pièces justificatives à chaque retenue : facture, devis, photos EDL avant/après. Sans elles, la retenue est contestable.
- Respectez impérativement les délais 1/2 mois : la pénalité légale est automatique et se cumule rapidement.
Questions fréquentes
- Quel montant maximum de dépôt selon le type de bail ?
- Bail vide : 1 mois de loyer hors charges. Bail meublé : 2 mois de loyer hors charges. Bail étudiant meublé : 2 mois. Bail mobilité : interdit (art. 25-11 loi 89-462). Tout dépôt supérieur est illégal et peut être réclamé intégralement par le locataire.
- Dans quel délai le dépôt doit-il être restitué ?
- 1 mois si l’EDL de sortie est conforme à l’EDL d’entrée (aucune dégradation). 2 mois si des différences sont constatées. Passé ce délai, une pénalité de 10 % du loyer mensuel hors charges s’ajoute automatiquement par mois de retard entamé.
- Quelles retenues sont autorisées sur le dépôt ?
- Réparations locatives listées au décret 87-712 (sauf vétusté normale), loyers et charges impayés, régularisation de charges, nettoyage si le logement est rendu sale, remplacement d’équipements cassés. Chaque retenue doit être justifiée par une facture ou un devis.
- Proplio calcule-t-il la vétusté automatiquement ?
- Oui à partir du plan Essentiel. La grille de vétusté Proplio applique un coefficient selon l’âge de l’équipement au moment de l’EDL sortie (peinture 8 ans, moquette 7 ans, électroménager 10 ans, etc.). La part à charge du locataire est diminuée d’autant.