Activer l’espace locataire est-il obligatoire ?

Non, totalement optionnel. Vous pouvez gérer l’ensemble du bail sans activer le portail. L’espace locataire sert quand vous voulez déléguer au locataire la consultation de ses propres documents (quittances, bail, EDL) sans avoir à les lui envoyer à chaque demande.

Comment le locataire accède-t-il à son espace ?

À l’activation par vos soins, un email d’invitation est envoyé à son adresse ; s’il a refusé l’usage de l’email, le lien d’activation s’affiche pour vous, à lui remettre sur papier. Il ouvre le lien, crée son mot de passe et accède immédiatement à son portail. Aucune installation, aucune application à télécharger — tout passe par un navigateur web.

Quels écrans sont disponibles pour le locataire ?

Dashboard, bail, paiements et quittances, documents, EDL, incidents, révisions IRL, régularisations de charges, avenants, notifications, messagerie, notice de départ, profil. 12 à 14 écrans selon les modules activés.

Que devient l’espace à la fin du bail ?

À la résiliation, l’espace présente le bail en lecture seule : le locataire y retrouve son contrat, ses paiements, ses quittances, ses documents et le décompte de son dépôt, et peut tout télécharger en un fichier. Il peut encore vous écrire et demander à payer un complément de charges par douzièmes. L’espace ferme 30 jours après la fin du bail, ou plus tard : il reste ouvert tant que son dépôt reste à restituer, et six mois après la communication d’un décompte de régularisation ou 30 jours après la clôture d’un suivi de recouvrement qui le concerne ; la veille, il reçoit ses documents par email. Depuis son espace, il peut aussi vous indiquer sa nouvelle adresse. Un colocataire retiré par avenant perd l’accès au bail dès l’avenant, et son compte ferme 30 jours après la date d’effet. Un locataire d’un autre de vos baux en cours garde son espace.

Chaque colocataire a son propre espace, que vous créez pour lui depuis la fiche du bail, avec sa propre adresse email. Tous voient le bail, les paiements, les incidents et les documents du bail ; les messages et les pièces personnelles de chacun restent entre lui et vous. Chacun reçoit dans son espace l’avis d’échéance et l’alerte de loyer non soldé, avec ce qui le concerne.

Espace locataire : un portail optionnel pour vos locataires

L’espace locataire est un portail web qui donne à votre locataire un accès direct aux informations de son bail. Il consulte ses documents, télécharge ses quittances, signale des incidents et communique avec vous sans passer par email. Activation optionnelle, bail par bail.

Pourquoi activer l’espace locataire ?

Moins de demandes emails — le locataire accède seul à ses quittances, son bail, ses EDL
Communication tracée — les échanges sont archivés par bail, plus de sujets perdus dans la boîte Gmail
Signalement d’incidents structuré — le locataire remplit un formulaire avec photos, vous recevez une notification classée

Comment activer pour un locataire

Ouvrez la fiche du bail concerné (un bail actif), carte Espace locataire.
Vérifiez que l’email du locataire est renseigné dans sa fiche : chaque espace demande une adresse qui lui est propre.
Cliquez sur Créer l’espace locataire — en colocation, sur Créer l’espace de … pour chaque colocataire.
Proplio envoie un email d’invitation avec un lien de création de compte ; si le locataire a refusé l’usage de l’email, le lien s’affiche pour vous, à lui remettre sur papier. Le locataire ouvre le lien, crée son mot de passe, accède à son tableau de bord.
La carte indique ensuite l’état de chaque espace (en attente d’activation, actif) et la date de dernière connexion.

Les 12 écrans du portail

Dashboard — vue d’ensemble (prochaine échéance, incidents, révisions)
Bail — contrat signé, annexes, informations du logement
Paiements — échéancier + quittances (voir paiements côté locataire)
Documents — pièces partagées par le bailleur
EDL — états des lieux d’entrée et sortie
Incidents — signalement + suivi
Révisions IRL — historique des révisions
Régularisations de charges — relevés annuels
Avenants — avenants du bail à consulter/signer
Notifications — historique des alertes reçues
Messagerie — conversations avec le bailleur
Donner congé — prévenir le bailleur de son départ et connaître son préavis (la demande en ligne ne vaut pas congé)

Ce que le locataire ne peut pas faire

Modifier les informations du bail (loyer, clauses, dates)
Accéder aux fiches d’autres locataires
En colocation, lire les messages ou les pièces personnelles de ses colocataires
Voir les données financières de votre gestion (votre comptabilité)
Exporter votre portefeuille

Le périmètre est strictement limité à son propre bail et à ses propres données personnelles. Sécurité RGPD garantie.

Lifecycle du compte locataire

Activation — au moment décidé par le bailleur, pendant la vie du bail
Actif — tant que le bail est ACTIVE, le compte fonctionne normalement
Fin du bail — dès la résiliation, l’espace présente le bail en lecture seule : documents, paiements, quittances et décompte du dépôt se consultent et se téléchargent ; les messages et la demande de douzièmes restent ouverts. Un colocataire retiré par avenant perd l’accès au bail dès l’avenant
Fermeture — 30 jours après la fin du bail, ou plus tard tant que son dépôt reste à restituer, qu’une régularisation lui a été communiquée depuis moins de six mois ou qu’un suivi de recouvrement le concerne (pour un colocataire retiré par avenant, 30 jours après la date d’effet) ; la veille, le locataire reçoit ses documents par email. Un locataire d’un autre de vos baux en cours garde son espace. Les données restent conservées côté bailleur selon la durée légale.

Bonnes pratiques

Activez dès la signature du bail — le locataire trouve son EDL d’entrée, son bail et ses premières quittances sans vous solliciter.
Expliquez le portail au locataire — un email d’accueil personnalisé avant l’invitation automatique augmente le taux d’activation.
Utilisez la messagerie du portail plutôt que les emails — l’historique est centralisé et retrouvable facilement.