Espace locataire : un portail optionnel pour vos locataires

L’espace locataire est un portail web qui donne à votre locataire un accès direct aux informations de son bail. Il consulte ses documents, télécharge ses quittances, signale des incidents et communique avec vous sans passer par email. Activation optionnelle, bail par bail.

Pourquoi activer l’espace locataire ?

• Moins de demandes emails — le locataire accède seul à ses quittances, son bail, ses EDL
• Communication tracée — les échanges sont archivés par bail, plus de sujets perdus dans la boîte Gmail
• Signalement d’incidents structuré — le locataire remplit un formulaire avec photos, vous recevez une notification classée
• Preuve de transmission — si vous partagez un document via le portail, la consultation est horodatée

Comment activer pour un locataire

1. Ouvrez la fiche du bail concerné, onglet Espace locataire.
2. Vérifiez que l’email du locataire est renseigné dans sa fiche.
3. Cliquez sur Activer l’espace locataire et inviter.
4. Proplio envoie un email d’invitation avec un lien de création de compte. Le locataire clique, crée son mot de passe, accède à son dashboard.
5. Vous êtes notifié de sa première connexion.

Les 12 écrans du portail

• Dashboard — vue d’ensemble (prochaine échéance, incidents, révisions)
• Bail — contrat signé, annexes, informations du logement
• Paiements — échéancier + quittances (voir paiements côté locataire)
• Documents — pièces partagées par le bailleur
• EDL — états des lieux d’entrée et sortie
• Incidents — signalement + suivi
• Révisions IRL — historique des révisions
• Régularisations de charges — relevés annuels
• Avenants — avenants du bail à consulter/signer
• Notifications — historique des alertes reçues
• Messagerie — conversations avec le bailleur
• Notice de départ — générer la lettre de préavis

Ce que le locataire ne peut pas faire

• Modifier les informations du bail (loyer, clauses, dates)
• Accéder aux fiches d’autres locataires
• Voir les données financières de votre gestion (votre comptabilité)
• Exporter votre portefeuille

Le périmètre est strictement limité à son propre bail et à ses propres données personnelles. Sécurité RGPD garantie.

Lifecycle du compte locataire

• Activation — au moment décidé par le bailleur, pendant la vie du bail
• Actif — tant que le bail est ACTIVE, le compte fonctionne normalement
• Fin du bail — à la résiliation, le compte bascule en lecture terminale pendant 30 jours pour permettre au locataire de télécharger ses derniers documents et quittances
• Suppression automatique — après 30 jours, le compte est désactivé. Les données restent conservées côté bailleur selon la durée légale.

Bonnes pratiques

• Activez dès la signature du bail — le locataire trouve son EDL d’entrée, son bail et ses premières quittances sans vous solliciter.
• Expliquez le portail au locataire — un email d’accueil personnalisé avant l’invitation automatique augmente le taux d’activation.
• Utilisez la messagerie du portail plutôt que les emails — l’historique est centralisé et retrouvable facilement.