Paiements côté locataire : échéances, quittances et alertes

Depuis son espace, le locataire consulte les échéances de son bail et leur statut, télécharge ses quittances une fois que vous les avez générées, et ses reçus de paiement partiel une fois délivrés. Il ne paie pas depuis l’espace : vous enregistrez les encaissements.

Ce que le locataire voit

• Trois totaux — payé, en attente et en retard, sur l’ensemble du bail
• Les échéances du bail — période, montant, montant payé, statut (en attente, payé, en retard, partiel) et date d’échéance
• La quittance d’une échéance payée, dès que vous l’avez générée
• Ses reçus de paiement partiel, une fois délivrés

En colocation, chaque colocataire voit les échéances du bail : leurs montants sont ceux du terme entier, pour l’ensemble des locataires. L’avis d’échéance et l’alerte de loyer non soldé lui indiquent ce qui le concerne.

Télécharger une quittance

Dans l’onglet Paiements de son espace, le bouton Quittance apparaît sur une échéance payée dès que vous avez généré la quittance.

Alertes locataire

• Cinq jours avant l’échéance — l’avis d’échéance, par email et dans son espace s’il en a un (voir avis d’échéance). En colocation, chaque colocataire le reçoit : le terme, dû une seule fois, si les locataires sont solidaires ; sinon sa part.
• Loyer non soldé — quand un loyer est passé en retard, ou n’a été réglé qu’en partie à son échéance, une alerte dans son espace à partir du lendemain de l’échéance, renouvelée chaque semaine tant qu’il reste à payer : le reste du terme, ou, sans solidarité, sa part et ce qu’il lui reste à régler d’après les versements enregistrés à son nom. Elle est informative : ce n’est pas une mise en demeure.
• Quittance — par email seulement avec son accord exprès ; une fois générée, elle se télécharge aussi depuis son espace.

Le locataire ne règle pas ces notifications depuis son espace.

À la fin du bail

À la résiliation, l’espace présente le bail en lecture seule : le locataire y retrouve ses paiements, ses quittances et ses reçus, et peut les télécharger avec ses autres documents, jusqu’à la fermeture de l’espace (30 jours après la fin du bail, ou plus tard tant que son dépôt reste à restituer, qu’une régularisation lui a été communiquée depuis moins de six mois ou qu’un suivi de recouvrement le concerne). Après la fermeture, remettez-lui une quittance sur papier, ou envoyez-la-lui par email s’il y a consenti.

Bonnes pratiques

• Générez la quittance dès qu’un loyer est réglé — le locataire la trouve dans son espace sans avoir à la demander.
• Ne modifiez pas rétroactivement les paiements passés — les quittances déjà téléchargées par le locataire pourraient diverger de la nouvelle version, ce qui est source de litige.