Puis-je rattacher plusieurs garants à un même locataire ?

Oui. Chaque locataire peut avoir autant de garants que nécessaire (personne physique, personne morale ou Visale). Proplio récupère leurs coordonnées, pièces justificatives et acte de cautionnement.

Un ancien locataire reste-t-il dans ma base après son départ ?

Oui. Son statut passe à FORMER (ancien locataire) : il reste consultable avec l’historique de ses baux et paiements. Cela facilite les attestations de bon paiement ou une future relocation.

Comment Proplio protège l’identité des locataires ?

Les données sont chiffrées en transit et au repos, hébergées en France (OVH Gravelines). Les pièces justificatives (carte d’identité, bulletins de salaire) sont stockées dans un espace sécurisé avec accès limité au bailleur et à ses gestionnaires éventuels.

Le locataire peut-il accéder à sa propre fiche ?

Oui si vous activez l’espace locataire (optionnel). Il y retrouve son bail, ses quittances, ses paiements et peut signaler un incident. Vous gardez la main sur ce qui est partagé.

Gérer ses locataires : fiches, garants et historique

La fiche locataire centralise tout ce qui concerne une personne physique (ou morale) en location chez vous : identité, coordonnées, pièces justificatives, garants et historique des baux. Elle est ensuite rattachée à un ou plusieurs baux, ce qui évite toute double saisie à chaque renouvellement.

Créer une fiche locataire

Depuis l’écran Locataires, cliquez sur Ajouter un locataire.
Renseignez l’identité (nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance) et les coordonnées (email, téléphone, adresse actuelle).
Ajoutez les revenus mensuels et le statut professionnel. Ces informations alimentent le scoring de solvabilité lors d’une candidature.
Téléversez les pièces justificatives : carte d’identité, 3 derniers bulletins de salaire, avis d’imposition, justificatif de domicile, contrat de travail.
Renseignez les garants si applicable (personne physique, entreprise, Action Logement Visale).

Statuts d’un locataire

ACTIVE : locataire actuellement en location (au moins un bail actif).
FORMER : ancien locataire. L’historique reste accessible pour les attestations de bon paiement ou une future relocation.
CANDIDATE : candidature en cours, pas encore de bail signé. La fiche est déjà prête à être convertie en locataire actif.

Garants et solidarité

Chaque garant a sa propre fiche avec identité, revenus, pièces et acte de cautionnement signé. Proplio gère trois typologies :

Personne physique — famille, ami. Acte de cautionnement manuscrit ou électronique eIDAS (plan Essentiel+).
Personne morale — entreprise qui se porte caution (logement de fonction, accompagnement salarié).
Garantie Visale — garantie gratuite Action Logement. Proplio enregistre le numéro de visa et la durée de la garantie.

Historique et attestations

La fiche consolide tous les baux passés et en cours, tous les paiements (date, montant, retard éventuel) et tous les documents partagés. Utile pour :

Produire une attestation de bon paiement à la demande du locataire.
Motiver un refus de renouvellement en cas d’incidents récurrents.
Conserver la trace contractuelle pendant les 5 ans de prescription légale.

Bonnes pratiques

Complétez la fiche avant la signature du bail : revenus + pièces + garants. Proplio scorera mieux le dossier.
Utilisez le lien public de candidature plutôt que de saisir manuellement : les candidats remplissent leur propre fiche, vous gagnez du temps (voir candidatures).
Supprimez les pièces obsolètes après la fin du bail, sauf obligation légale de conservation. Respecte la minimisation RGPD.