Quels types de baux peuvent être importés ?

Les baux PDF natifs (générés numériquement) sont idéals : extraction quasi-complète. Les baux papier scannés sont également supportés grâce à la lecture automatique, avec un taux de succès légèrement inférieur sur certaines zones (signatures, tampons).

Les données signées sont-elles préservées ?

Oui. L’import crée un bail en statut ACTIVE importé, les signatures manuscrites présentes sur le PDF d’origine sont conservées comme preuve. L’état des lieux papier peut aussi être importé comme pièce jointe, avec métadonnées source=IMPORT_PAPER.

Combien de temps prend un import ?

Environ 5 à 10 minutes par bail : 30 secondes pour l’extraction automatique, puis 5-10 minutes pour relire et corriger les champs. C’est significativement plus rapide qu’une saisie manuelle (2 heures) tout en restant sous contrôle humain.

Et l’historique des paiements déjà versés ?

L’import crée le bail + l’échéancier futur à partir de la date d’import. Les paiements passés ne sont pas re-créés par défaut pour éviter des régularisations complexes. Vous pouvez les saisir manuellement si besoin pour construire l’historique complet.

Import intelligent : reprendre un bail existant en quelques minutes

Quitter un ancien logiciel de gestion locative — ou simplement sortir des fichiers papier — exige normalement des heures de saisie. L’import intelligent (plan Pro) lit automatiquement les baux PDF, extrait une cinquantaine de champs, et crée en quelques clics le bien, le locataire et le bail correspondants.

Ce qui est extrait automatiquement

Le moteur d’import reconnaît les baux d’habitation français et extrait environ 50 champs par document, dont :

Parties — identité du bailleur (nom, adresse) et du ou des locataires, garants éventuels
Bien — adresse, ville, surface habitable, nombre de pièces, type (vide/meublé/mobilité/étudiant), étage, équipements
Financier — loyer hors charges, charges, dépôt de garantie, frais d’agence (si applicable), date et jour de paiement
Durée — date de début, date de fin théorique, clause de reconduction
Clauses — solidarité, animaux, sous-location, travaux locataire, clauses particulières
Diagnostics — présence/absence du DPE, ERP, CREP dans les annexes

Les 7 étapes du wizard d’import

Upload du PDF — le bail d’origine, idéalement PDF natif.
Extraction automatique — Proplio lit le document et pré-remplit les champs reconnus.
Relecture Parties — vous validez bailleur et locataire(s). Si le locataire existe déjà dans votre base, Proplio propose de rattacher au lieu de recréer.
Relecture Bien — confirmez l’adresse (géocodée BAN), la surface, le type et les équipements.
Relecture Financier — loyer, charges, dépôt, date de paiement. Proplio vérifie la cohérence (dépôt ≤ 1 mois HC vide, 2 mois HC meublé).
Relecture Clauses — Proplio propose un audit automatique des clauses particulières (voir audit ALUR).
Confirmation et création — Proplio résume ce qui va être créé (1 bien, 1 locataire, 1 bail + échéancier) et crée les entités après validation.

Marquage de l’origine

Les baux importés portent le marqueur source = IMPORT_PAPER (pour les PDF papier scannés) ou source = IMPORT_DIGITAL (PDF natif). Ce marqueur permet notamment :

De préserver les signatures manuscrites comme preuve dans le document final, sans forcer une re-signature
De préserver l’ALUR existant sans re-jouer la validation (le bail était déjà actif)
D’utiliser un inventaire squelette si le PDF d’origine n’en contenait pas — à compléter à l’EDL entrée suivante
De permettre le markLate rétroactif : les échéances passées non payées peuvent être marquées LATE si le locataire est en retard.

Cas supportés

PDF natif généré par un autre logiciel de gestion locative
PDF issu de la génération d’une agence
Scan papier avec texte clair et lisible
Bail annoté à la main (Proplio garde le PDF original en pièce jointe)

Les scans très abîmés, mal éclairés ou trop compressés peuvent dégrader la qualité d’extraction. Dans ce cas, la saisie manuelle avec le PDF en référence reste possible.

Bonnes pratiques

Prévoyez 5-10 minutes par bail pour la relecture : ne faites pas confiance à l’extraction à 100 %, relisez chaque section.
Importez les diagnostics séparément dans le DDT du bien (voir DDT) avant ou après l’import du bail.
Archivez le PDF d’origine en pièce jointe du bail créé : en cas de doute sur une clause, la source reste consultable.