L’analyse remplace-t-elle l’état des lieux signé ?

Non. L’état des lieux signé par les deux parties reste la référence. L’analyse vous aide à le lire : elle relève les écarts entre l’entrée et la sortie, applique la vétusté et propose des retenues. C’est vous qui décidez de chacune, et qui la justifiez dans le décompte.

Comment la vétusté est-elle calculée ?

Avec la grille de vétusté attachée au bail (durée de vie de chaque catégorie d’élément), selon l’âge de l’élément à la date de l’état des lieux de sortie. Sans grille, un abattement forfaitaire s’applique : 30 % du coût reste à votre charge, 70 % au locataire ; la proposition le signale.

Y a-t-il une limite par mois ?

Les propositions de retenues ne consomment aucun quota. Le résumé rédigé, lui, compte dans le quota des résumés d’état des lieux : 30 par mois avec la formule Essentiel, 150 avec la formule Pro ; la formule Découverte n’en a pas. Le compteur repart à zéro le 1er de chaque mois. Sans résumé, les propositions s’affichent quand même.

Analyse des dégradations : les retenues proposées d’après l’état des lieux

Q: Mes photos d’état des lieux sont-elles envoyées à un tiers ?

Non : l’analyse n’envoie aucune photo. Seul le résumé rédigé fait appel à un modèle de langue, sur nos serveurs ou chez notre sous-traitant Mistral AI (société française, serveurs en France et dans l’Union européenne), selon la configuration ; il reçoit la liste des éléments dont l’état a changé, sans photo. Voir notre politique de confidentialité.

Quand vous validez l’état des lieux de sortie, Proplio le compare automatiquement à l’état des lieux d’entrée, élément par élément, et vous propose les retenues sur le dépôt de garantie, vétusté déduite. Vous les vérifiez, vous cochez celles que vous gardez : elles deviennent des retenues du dépôt, et le décompte de restitution s’établit ensuite depuis la page du dépôt.

Ce que l’analyse produit

Les écarts entre l’entrée et la sortie, pièce par pièce, élément par élément
Une proposition de retenue pour chaque élément dégradé dont vous avez chiffré la réparation sur l’état des lieux de sortie, vétusté déduite, avec un niveau de confiance et des signalements (état d’entrée non vérifié, absence de grille de vétusté…)
Un résumé rédigé des points notables, en français clair, pour vous aider à justifier chaque retenue (formules Essentiel et Pro)
Une alerte quand le total proposé dépasse le dépôt : l’excédent ne se retient pas sur le dépôt, il se réclame à part au locataire concerné

Comment s’en servir

Réalisez l’état des lieux de sortie et validez-le (voir état des lieux d’entrée et de sortie). Pour chaque élément dégradé, indiquez le coût de la réparation : c’est lui qui fonde la proposition.
L’analyse se lance d’elle-même à la validation, si le bail a un dépôt de garantie encore à restituer. Une notification vous prévient quand les propositions sont prêtes.
Ouvrez-les depuis la notification, ou depuis la page du dépôt, bouton Analyse de l’assistant. Relisez le résumé et chaque proposition.
Cochez les retenues que vous gardez, puis cliquez sur Appliquer. Elles s’ajoutent au dépôt comme retenues communes, justifiées par l’élément de l’état des lieux. Pour modifier un montant, ou pour qu’une retenue ne concerne qu’un colocataire, annulez-la sur la page du dépôt et saisissez-la de nouveau avec Ajouter une retenue.
Établissez ensuite le décompte depuis la page du dépôt (voir dépôts de garantie).

Des propositions calculées de la même façon, d’après les coûts de réparation chiffrés sur l’état des lieux de sortie, s’obtiennent aussi sur la page du dépôt, bouton Retenues proposées d’après l’état des lieux de sortie : là, vous choisissez pour chacune le locataire qu’elle concerne.

La vétusté

La vétusté est l’usure normale due au temps : elle reste à la charge du bailleur. La proposition applique la grille de vétusté attachée au bail, selon l’âge de l’élément :

Exemple — une moquette posée il y a 5 ans, pour une durée de vie de 7 ans dans la grille : la vétusté est de 5/7, soit 71 % ; le locataire supporte 29 % du coût de remplacement (grille linéaire, sans franchise).
Exemple — un lavabo neuf à l’entrée, ébréché à la sortie : le locataire supporte le coût de remplacement, diminué de la vétusté qui correspond à l’âge du lavabo.
Exemple — une peinture refaite à l’entrée, pour une durée de vie de 8 ans, et une sortie au bout de 8 ans : la vétusté est totale, rien n’est à la charge du locataire.

Sans grille attachée au bail, un abattement forfaitaire s’applique (30 % du coût à votre charge) et la proposition le signale : attachez une grille depuis la fiche du bail pour un calcul précis.

Vos données

L’analyse n’envoie aucune photo. Seul le résumé rédigé fait appel à un modèle de langue, sur nos serveurs ou chez notre sous-traitant Mistral AI (société française, serveurs en France et dans l’Union européenne), selon la configuration. Il reçoit la liste des éléments dont l’état a changé entre l’entrée et la sortie.

Bonnes pratiques

Vérifiez chaque retenue proposée : la comparaison ne distingue pas toujours l’usure normale d’une dégradation. C’est vous qui établissez et remettez le décompte de restitution : chaque retenue vous engage.
Détaillez l’état des lieux d’entrée, élément par élément, avec des photos : plus l’entrée est précise, plus la comparaison est sûre.
Gardez les devis et factures des réparations : une retenue doit être dûment justifiée, et vous pouvez joindre la pièce à la retenue sur la page du dépôt.