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Messagerie bailleur-locataire : conversations contextualisées
4 min de lectureMis à jour le
La messagerie intégrée remplace les échanges emails éparpillés entre bailleur et locataire. Chaque bail dispose de sa propre conversation, les messages sont tracés, notifiés aux deux parties, et exportables en PDF.
Pourquoi une messagerie dédiée ?
- Contextualisation — chaque message est rattaché au bail concerné. Fini les « de quel bail on parle ? ».
- Archivage structuré — 5 ans après, vous retrouvez la conversation d’un locataire en 2 clics.
- Traçabilité — date, heure, auteur, statut (lu/non lu). Plus de « je ne l’ai jamais reçu ».
- Pas de mélange avec les emails personnels ou professionnels — zone dédiée à la relation bailleur-locataire.
Envoyer un message
- Ouvrez le bail, onglet Messagerie.
- Rédigez votre message dans la zone de saisie.
- Si le message est sensible (relance, refus, annonce de travaux), cliquez sur Reformuler avec le copilote pour obtenir 3 variantes de ton (voir reformulation IA).
- Envoyez. Le locataire reçoit une notification instantanée.
Notifications
Par défaut, chaque nouveau message déclenche :
- Une notification in-app pour le destinataire connecté
- Un email avec un extrait du message
- Un badge non-lu sur l’onglet Messagerie
Vous pouvez personnaliser la fréquence des notifications email (immédiat, digest quotidien, hebdomadaire) depuis les paramètres de notifications.
Lisibilité et historique
La messagerie présente les échanges en bulles de conversation façon chat :
- Bulles côté bailleur (à droite) et côté locataire (à gauche)
- Horodatage sous chaque message
- Indicateur « Lu le... » quand le destinataire ouvre le message
- Marqueur « Modifié » si l’auteur édite le message après envoi (édition possible pendant 5 minutes, ensuite figé)
Limites de la messagerie
La messagerie ne remplace pas certains canaux formels :
- Mise en demeure — nécessite une LRAR pour être opposable
- Congé du bailleur (pour reprise, pour vente) — LRAR obligatoire
- Acte authentique — doit passer par un notaire
Pour ces actes, Proplio génère les documents formels (voir modèles de courriers) que vous envoyez en LRAR hors messagerie.
Export et archivage
Vous pouvez exporter la conversation complète en PDF à tout moment. Utile pour :
- Produire une preuve en cas de contentieux
- Archiver hors Proplio à la fin du bail
- Transmettre à un avocat ou à l’assureur GLI
Bonnes pratiques
- Utilisez la messagerie pour tout échange de gestion courante — paiement, rappel, questions sur le bien, organisation de visite. Réservez les emails aux cas hors Proplio (ex : communication avec l’assureur, l’agence).
- Répondez sous 48h pour maintenir une relation saine. Le silence prolongé crée des tensions et des escalades.
- Utilisez le copilote IA pour les messages sensibles — un ton courtois sur une relance peut changer l’issue d’une situation d’impayé.
Questions fréquentes
- Les messages sont-ils opposables juridiquement ?
- Oui à titre de preuve de l’échange (date, contenu, expéditeur, destinataire). Pour les actes formels ayant une valeur juridique majeure (mise en demeure, congé), privilégiez la LRAR — la messagerie ne remplace pas un envoi recommandé.
- Les deux parties reçoivent-elles une notification email ?
- Oui, par défaut. Chaque nouveau message envoie une notification push (in-app) + email au destinataire. Vous pouvez personnaliser la fréquence des notifications (immédiat, digest quotidien) depuis vos préférences.
- La messagerie est-elle disponible aussi sans espace locataire ?
- Non. La messagerie nécessite que l’espace locataire soit activé pour le bail concerné. C’est le prérequis pour que le locataire ait un canal authentifié. Sans portail, les échanges restent côté emails classiques.
- L’historique est-il exportable ?
- Oui. Depuis la messagerie d’un bail, vous pouvez exporter la conversation complète en PDF. Utile si vous devez produire une preuve en cas de litige, ou pour archiver hors Proplio à la fin du bail.