Messagerie bailleur-locataire : conversations contextualisées

La messagerie intégrée remplace les échanges emails éparpillés entre bailleur et locataire. Chaque bail a sa conversation — en colocation, une conversation par colocataire —, et les messages sont conservés et datés.

Pourquoi une messagerie dédiée ?

• Contextualisation — chaque message est rattaché au bail concerné. Fini les « de quel bail on parle ? ».
• Historique — la conversation d’un locataire se retrouve sur la fiche de son bail.
• Traçabilité — date, heure et auteur de chaque message.
• Pas de mélange avec les emails personnels ou professionnels — zone dédiée à la relation bailleur-locataire.

Envoyer un message

1. Ouvrez la fiche du bail, carte Messages locataire (en colocation, Messages locataires).
2. En colocation, choisissez le colocataire à qui vous écrivez : son nom est rappelé au-dessus de la zone de saisie, et chaque fil garde son brouillon.
3. Rédigez votre message. Pour un message sensible (relance, refus, annonce de travaux), cliquez sur Améliorer et choisissez un ton — professionnel, empathique ou ferme (voir reformulation IA). Vous pouvez revenir à votre brouillon.
4. Envoyez. Le locataire est prévenu dans son espace.

Notifications

• Une notification dans l’espace du destinataire
• Un compteur de non-lus sur la carte Messages de la fiche du bail, par colocataire en colocation

Aucun email n’accompagne un message : pour une information urgente, doublez-la par un autre moyen.

Lisibilité et historique

La messagerie présente les échanges en bulles de conversation façon chat :

• Bulles côté bailleur (à droite) et côté locataire (à gauche)
• Horodatage et auteur sous chaque message
• Un message envoyé ne se modifie pas

Limites de la messagerie

La messagerie ne remplace pas certains canaux formels :

• Mise en demeure — elle résulte d’une sommation ou d’un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, de la seule exigibilité de l’obligation (art. 1344 du code civil) : une lettre recommandée avec demande d’avis de réception en garde la preuve
• Congé — il se notifie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, se signifie par acte d’un commissaire de justice ou se remet en main propre contre récépissé ou émargement (loi du 6 juillet 1989 : art. 15 I pour un bail vide et 25-8 I pour un meublé, qu’il vienne du bailleur ou du locataire ; art. 25-15 pour le locataire d’un bail mobilité, que le bailleur ne peut pas résilier par congé)
• Acte authentique — doit passer par un notaire

Pour la mise en demeure, Proplio produit le PDF dans le module de recouvrement (plan Pro), à envoyer en lettre recommandée hors messagerie. Les autres actes se rédigent hors de Proplio (voir modèles de documents et courriers).

Bonnes pratiques

• Utilisez la messagerie pour tout échange de gestion courante — paiement, rappel, questions sur le bien, organisation de visite. Réservez les emails aux cas hors Proplio (ex : communication avec l’assureur, l’agence).
• Répondez sous 48h pour maintenir une relation saine. Le silence prolongé crée des tensions et des escalades.
• Utilisez le copilote IA pour les messages sensibles — un ton courtois sur une relance peut changer l’issue d’une situation d’impayé.
• En colocation, réglez les sujets personnels (la part d’un colocataire, sa situation) dans son fil : les autres ne le voient pas.