Quels types d'images sont acceptés ?

JPEG, PNG, WebP, HEIC (iPhone). Taille maximale : 10 Mo. La photo peut être prise directement avec votre téléphone (champ « capture » côté mobile) ou téléversée depuis votre ordinateur.

Combien de temps prend une lecture ?

Comptez 1 à 4 minutes selon la densité de texte (carte de visite simple en bas de fourchette, facture chargée ou en-tête d'artisan détaillé en haut). Le traitement s'exécute en France ou Union européenne, ne fermez pas la fenêtre pendant la lecture.

Mes documents sortent-ils de l’écosystème Proplio ?

Vos photos restent en Union européenne. Selon la configuration de votre administrateur, la lecture est faite soit en local sur nos serveurs France, soit chez un partenaire IA français conforme RGPD (sous-traitant listé dans notre politique de confidentialité). Aucune transmission à un fournisseur hors UE (OpenAI, Google) ni à des prestataires publicitaires. La photo n'est pas stockée durablement : elle est analysée en mémoire puis effacée.

Faut-il valider chaque champ après extraction ?

Oui, c'est une décision produit volontaire. L'IA peut se tromper sur un montant flou, une date manuscrite, ou une spécialité ambiguë. Vous validez chaque champ dans le formulaire pré-rempli avant de créer l'Expense ou le Contact. Aucune création silencieuse.

Que faire si la lecture échoue ?

Si l'image est trop floue, mal cadrée ou que l'IA n'arrive pas à lire, vous recevez le message « Lecture impossible ». Saisissez alors les données manuellement via le bouton « Ajouter un frais » ou « Nouveau contact ». Aucun quota n'est consommé en cas d'échec.

Sur quels plans le scan est-il disponible ?

Scan facture : Essentiel (30/mois) et Pro (200/mois). Scan carte de visite : Découverte avec 5 essais gratuits par mois (teaser), Essentiel (30/mois), Pro (200/mois). Une fois le quota mensuel épuisé, le bouton renvoie vers la page d'upgrade.

Scanner une facture ou une carte de visite par photo (IA)

Photographiez une facture papier ou une carte de visite — l'IA Proplio extrait automatiquement les données et pré-remplit le formulaire. Vous validez, vous créez. Plus de saisie manuelle pour les justificatifs et les coordonnées de prestataires.

Deux usages, un seul principe

Scanner une facture dans le module Frais & charges → extrait fournisseur, montant TTC, date, numéro et libellé suggéré
Scanner une carte de visite dans le Carnet d'adresses → extrait nom, société, spécialité (plombier, notaire…), email, téléphone et adresse

Dans les deux cas, le formulaire de création s'ouvre pré-rempli avec les données extraites. Vous corrigez ce qui doit l'être, vous complétez ce qui manque (le bien rattaché par exemple), puis vous validez normalement.

Scanner une facture (Essentiel et Pro)

Allez sur Frais & charges dans la barre latérale.
Cliquez sur le bouton Scanner à côté de Ajouter un frais.
Téléversez ou photographiez la facture (10 Mo max, JPEG/PNG/WebP/HEIC).
Cliquez sur Lancer le scan. L'IA analyse la photo (1 à 4 minutes selon la densité de texte).
Le formulaire Ajouter un frais s'ouvre pré-rempli : fournisseur, libellé, montant, date d'émission, numéro de facture et type de frais suggéré.
Vérifiez chaque champ, choisissez le bien rattaché (l'IA ne le devine pas), ajustez la récupérabilité si nécessaire, puis cliquez sur Créer.

Une fois le frais créé, vous pouvez attacher la photo originale en pièce justificative via le bouton Joindre un document sur la fiche du frais. C'est l'original qui fait foi en cas de contrôle fiscal (article L. 102 B du LPF — conservation 6 ans).

Scanner une carte de visite (tous plans)

Allez sur Carnet d'adresses dans la barre latérale.
Cliquez sur le bouton Scanner à côté de Nouveau contact.
Téléversez ou photographiez la carte (ou l'en-tête de facture d'un artisan — c'est aussi reconnu).
Cliquez sur Lancer le scan. L'IA analyse en général en 1 à 4 minutes (variable selon la densité de la photo).
Le formulaire Nouveau contact s'ouvre pré-rempli avec nom, société, spécialité, email, téléphone, adresse complète.
Vérifiez les champs, ajoutez des notes libres si besoin (« intervient en urgence », « tarif préférentiel », etc.), puis cliquez sur Créer.

Conseils pour une lecture de qualité

Photo nette, bien éclairée : pas de flou, pas d'ombre marquée sur le texte.
Document à plat : évitez les pages froissées ou fortement inclinées (l'IA gère un peu d'inclinaison mais pas un document plié en quatre).
Cadrage serré sur le document : pas besoin de capturer la table autour. Plus la photo est dense en texte, plus la lecture prend du temps.
Lumière naturelle ou éclairage de bureau diffus. Évitez le flash direct qui crée des reflets sur les factures plastifiées.

Confidentialité & RGPD

La photo est envoyée à notre instance d'intelligence artificielle hébergée en France sur notre réseau privé. Aucune donnée n'est transmise à un fournisseur d'IA tiers (OpenAI, Google, Anthropic, etc.). La photo est analysée en mémoire et n'est pas stockée durablement par l'IA. Si vous décidez de la conserver comme pièce justificative, c'est par votre action explicite via le bouton Joindre un document.

Conformité RGPD : minimisation des données (art. 5.1.c), traitement local sans transfert hors UE, base légale = exécution du contrat (art. 6.1.b).

Quotas mensuels

Découverte : 5 scans de carte de visite par mois (teaser), 0 scan de facture. Au-delà, message d'upgrade vers Essentiel.
Essentiel (9,90 €/mois) : 30 scans facture + 30 scans carte par mois.
Pro (19,90 €/mois) : 200 scans facture + 200 scans carte par mois.

Le compteur est remis à zéro au 1ᵉʳ de chaque mois. Une lecture qui échoue (« Lecture impossible ») ne consomme pas le quota — vous pouvez relancer sans pénalité.

Liens utiles : Frais & charges · Carnet d'adresses · Vue d'ensemble du Copilote IA